Pismo w sprawie zmiany danych- dokument sporządzany przy zmianie nazwy organizacji, adresu pocztowego lub prawnego, danych bankowych, zastąpienia dyrektora itp. Takie pismo odnosi się do oficjalnej korespondencji biznesowej i jest aktywnie wykorzystywane w obiegu dokumentów między firmami.
Do kogo pisać o zmianie danych
Ta wiadomość służy do informowania partnerów/klientów/klientów/pożyczkodawców, a także zainteresowanych agencji rządowych i organów regulacyjnych o zmianach, które miały miejsce.
Ważne wyjaśnienie: dziś nie trzeba zgłaszać na piśmie zmiany danych bankowych do terytorialnej służby podatkowej, ponieważ. ta funkcja przeszła na banki.
AKTA
Jeśli chodzi o innych kontrahentów przedsiębiorstwa, w stosunku do nich pismo nie jest dobrowolne, ale obowiązkowe, ponieważ potrzeba powiadomienia o zmianie szczegółów jest zawsze odzwierciedlona w pisemnym stosunku umownym między stronami. Najważniejsze, żeby zrobić to w odpowiednim czasie, jeszcze lepiej z wyprzedzeniem, aby podczas praktycznej interakcji nie doszło do przykrych incydentów, takich jak wysłanie ważnych dokumentów pod ten sam adres lub przelanie środków na stare konta.
Kto sporządza pismo o zmianie danych organizacji
Zazwyczaj przygotowaniem takich pism zajmuje się radca prawny lub sekretarz organizacji, a także szefowie i pracownicy pionów strukturalnych, którzy mają bezpośredni kontakt z kontrahentami. Ale niezależnie od tego, czyje funkcje obejmuje ta odpowiedzialność, ważne jest, aby pracownik miał pojęcie o podstawowych zasadach pisania listów biznesowych.
Zasady kompilacji
List nie ma ścisłego, obowiązkowego, ujednoliconego wzoru, więc może być napisany w dowolnej formie, uwzględniającej potrzeby i zadania nadawcy. To prawda, że \u200b\u200bnadal konieczne jest przestrzeganie pewnych norm i standardów.
- Na początku listu należy wskazać nadawcę i adresata, natomiast jeśli mowa o adresacie, należy podać nie tylko nazwę firmy, ale także stanowisko konkretnego pracownika.
- Następnie następuje informacyjna część wiadomości. Tutaj konieczne jest przekazanie odbiorcy wiadomości o zmianie danych, wskazanie nowych, a także przedstawienie próśb związanych z wprowadzonymi zmianami.
Ton listu powinien być uprzejmy, niezbyt suchy, ale nigdy bezczelny. Konieczne jest przestrzeganie stylu biznesowego i uważne monitorowanie przestrzegania zasad języka rosyjskiego, zwłaszcza w zakresie słownictwa, gramatyki i interpunkcji.
Pismo o zmianie danych może być napisane odręcznie lub na komputerze, ale w każdym przypadku musi zawierać „żywy” podpis kierownika organizacji wysyłającej lub innej upoważnionej osoby. Nie jest konieczne umieszczanie stempla na dokumencie, ponieważ. Od 2016 r. osoby prawne mają prawo nie umieszczać odcisków na dokumentach papierowych.
List można napisać
- na standardowym papierze A4
- lub na papierze firmowym.
Ta druga opcja jest lepsza, ponieważ nadaje dokumentowi solidności i świadczy o oficjalnym charakterze przesłania.
Pismo może mieć tyle egzemplarzy, ile jest potrzebnych do powiadomienia wszystkich zainteresowanych stron. Każdy wysłany komunikat musi być zarejestrowany w logu wychodzącym, tak aby w przypadku braku porozumienia z kontrahentem nadawca miał informację o dacie wysłania komunikatu.
Przykład napisania pisma o zmianie danych organizacji
Wypełnienie nagłówka
- U góry wiadomości nadawca jest najpierw wskazany, to znaczy pasuje
- pełna nazwa organizacji (zgodnie z dokumentami rejestracyjnymi),
- adres i telefon do kontaktu.
- Następnie wprowadzane są informacje o odbiorcy:
- jego nazwa
- oraz konkretną osobę, do której skierowane jest bezpośrednio odwołanie (stanowisko, nazwisko, imię i patronimię).
- Następnie umieszczana jest data listu i jego numer zgodnie z wewnętrznym obiegiem dokumentów.
- Nazwa dokumentu jest zapisana poniżej w środku wiersza.
Wypełnienie treści pisma o zmianie danych
- W pierwszej kolejności zwraca się uwagę odbiorcy na fakt zmiany danych i wskazuje, które dane uległy zmianie. Natychmiast wpisywana jest data, od której poprzednie dane straciły znaczenie.
- Następnie należy wskazać wszystkie żądania nadawcy dotyczące przeszłych i przyszłych dokumentów dotyczących zmienionych danych.
- Na końcu pismo musi być podpisane, z odpisem podpisu i wskazaniem stanowiska osoby podpisującej.
Jak wysłać list
Ponieważ szczegóły są najważniejszą częścią oficjalnej dokumentacji, wskazane jest wysyłanie pism o wszystkich zmianach z nimi związanych w „naturalnej” formie. Daje to pewność, że informacje o nowych szczegółach zostaną podane do wiadomości kontrahentów, zwłaszcza jeśli wiadomości te są wysyłane listem poleconym za potwierdzeniem odbioru.
W skrajnych przypadkach możesz łączyć różne opcje wysyłania: na przykład połączyć wiadomość e-mail lub faks z wysyłką pocztą rosyjską. Z jednej strony pozwoli to na jak najszybsze powiadomienie partnerów o zmianach, a z drugiej strony dostarczy nadawcy dowodu, że odpowiednie pismo zostało do niego wysłane w terminie i odebrane przez adresat.
Dane bankowe są wykorzystywane do rozliczeń transakcji między podmiotami gospodarczymi (IP, LLC itp.). Często organizacje lub prywatni przedsiębiorcy decydują o konieczności zmiany obsługującego ich banku.
Wszyscy kontrahenci powinni być informowani o zmianach w przeszłości w odpowiednim czasie. W przeciwnym razie nastąpi załamanie działalności gospodarczej. Istotną korespondencją są pisma o zmianie danych. Ale mimo to nie ma jednolitej formy dokumentu.
Kogo należy powiadomić o zmianie danych?
Konieczne jest, aby wszyscy kontrahenci przesłali powiadomienie o zmianie danych bankowych organizacji. Obejmują one:
- klienci;
- dostawcy;
- klienci;
- inni kontrahenci, z którymi prowadzona jest działalność biznesowa.
Nie musisz wysyłać pisma do urzędu skarbowego. O zmianie szczegółów bank sam poinformuje departament.
Procedura sporządzania zawiadomienia o zmianie danych firmy
Prawo nie określa ścisłych zasad tworzenia korespondencji tego typu, ale oczywiście styl wiadomości powinien być inny. W przypadku powiadomienia o zmianie danych bankowych konieczne jest zachowanie wyłącznie tonu biznesowego. Dokument zazwyczaj zawiera:
- Dane adresata i nadawcy. W takim przypadku wymagane jest wskazanie konkretnego stanowiska kompilatora listu oraz nazwiska szefa organizacji.
- Główna część z nowymi danymi bankowymi.
- Pieczęć organizacji oraz podpis dyrektora lub innej osoby upoważnionej do kierowania korespondencji o podobnym charakterze.
Lepiej jest sporządzić dokument na standardowym papierze firmowym organizacji, ale dozwolony jest prosty arkusz A4. Preferowana jest pierwsza opcja - nadaje przekazowi więcej formalności i skupia uwagę na sobie.
Ważny: po wysłaniu pisma o zmianie danych bankowych do dziennika korespondencji wychodzącej wprowadzane są odpowiednie zmiany. W przypadku braku porozumienia z kontrahentem umożliwi to wykazanie, że błąd w przeprowadzaniu transakcji pieniężnych leży właśnie po stronie partnera biznesowego.
Treść ogłoszenia powinna zawierać:
- nowy numer rachunku bieżącego;
- nazwa instytucji finansowej, w której otwarte jest konto;
- BIC banku;
- konto korespondencyjne instytucji finansowej.
Należy dodatkowo wskazać datę, od której poprzednie dane straciły aktualność. Informacje zawarte w liście są wprowadzane, co pozwoli księgowym firmy kontrahenta uniknąć ewentualnych nieporozumień, które pojawiają się podczas obliczeń.
Przykładowy list do zmiany danych bankowych organizacji
Nie ma standardowego formularza pisma w sprawie zmiany danych bankowych. Korespondencja jest opracowywana w dowolnej formie, z uwzględnieniem przedstawionych wcześniej zaleceń. Czasem korzystają też z gotowych próbek ściągniętych z internetu. Oczywiście trzeba je dostosować do każdej konkretnej sytuacji.
Konsekwencje braku powiadomienia kontrahentów
Jeśli nie wyślesz listu o zmianie danych bankowych do kontrahentów na czas, może dojść do niepowodzenia w pracy i terminowego otrzymania płatności. Jednocześnie nie zadziała ustalanie kar dla partnerów ani pójście do sądu. Winę za spóźnione poinformowanie ponosi wyłącznie organizacja, która nie powiadomiła na czas o zmianach w przeszłości. Oczywiście nowych szczegółów można również dowiedzieć się pod adresem, ale nikomu nie przyszłoby do głowy, aby codziennie przeprowadzać taką operację.
Podsumowując
Jak każda inna korespondencja biznesowa, na przykład pismo w sprawie zmiany danych bankowych można wysłać pocztą tradycyjną lub za pośrednictwem firmy kurierskiej. Ta druga metoda wysyłki jest szybsza i bardziej niezawodna. W przypadku usług pocztowych często pojawiają się różnego rodzaju problemy związane z zagubieniem listu lub długim doręczeniem do adresata.
Kontrahenci zlokalizowani w innych regionach Federacji Rosyjskiej są informowani za pomocą poczty elektronicznej lub faksu. Warto zastanawiać się nad kwestią powiadamiania partnerów tego samego dnia, kiedy nastąpiły zmiany w danych rachunku bieżącego organizacji.
Wzór pisma w sprawie zmiany danych organizacji to ważna prawnie wiadomość, która ma na celu powiadomienie kontrahentów o istotnych zmianach, które zaszły w przedsiębiorstwie: na przykład przeprowadzce do innego banku lub zmianie formy prawnej. W takich przypadkach zmieniają się dane płatnicze firmy. Aby takie zmiany nie doprowadziły do załamania działalności gospodarczej, konieczne jest terminowe powiadamianie o nich kontrahentów.
Pismo w sprawie zmiany danych bankowych odnosi się do ważnych prawnie wiadomości, których definicja jest podana w artykule 165.1 Kodeksu cywilnego Federacji Rosyjskiej. Nie ma jednak jednolitej formy dla tego typu korespondencji biznesowej. Dlatego są one zestawiane w dowolnej formie. Niemniej jednak istnieją praktyczne zalecenia dotyczące pisania takich listów biznesowych - wykorzystaliśmy je, tworząc przykładowe powiadomienie o zmianie danych bankowych.
Kogo należy powiadomić o zmianach?
Przy zawieraniu różnych umów z przedsiębiorstwami i przedsiębiorcami wskazane są dane dotyczące płatności, zgodnie z którymi konieczne jest przelanie jakichkolwiek środków. Jeśli te informacje ulegną zmianie, firma musi powiadomić:
- Partnerzy biznesowi;
- dostawcy;
- klienci;
- klienci;
- inni kontrahenci.
Jednocześnie nie ma potrzeby wysyłania przykładowego powiadomienia o zmianie danych bankowych organizacji do służby podatkowej, ponieważ sam bank przekaże niezbędne informacje do działu.
Wzór pisma informującego o zmianie danych bankowych organizacji
Za przygotowanie zawiadomienia odpowiedzialni są upoważnieni pracownicy firmy, najczęściej pracownicy działu prawnego. Pomimo faktu, że dokument jest sporządzony w dowolnej formie, musi zawierać następujące informacje:
- nazwa, adres, numer telefonu firmy nadawcy;
- nazwa firmy i osoby upoważnionej adresata;
- datę i miejsce sporządzenia dokumentu;
- tekst opisujący istotę zmian oraz działania, jakie zaleca się podjąć w związku z nimi;
- datę, od której stare informacje przestają być aktualne;
- nowe szczegóły płatności;
- data podpisania dokumentu, imię i nazwisko, stanowisko, podpis osoby odpowiedzialnej nadawcy.
Dokument może być wystawiony na standardowej kartce A4 lub firmowym papierze firmowym. Tekst może być napisany odręcznie lub maszynowo, nie wymaga poświadczenia pieczęcią. Poniżej przedstawiono przykładowe pismo dotyczące zmiany danych bankowych organizacji.
Aby zabezpieczyć firmę przed ewentualnymi konfliktami z partnerami, najlepiej jest korzystać z listów poleconych z awizacją, a także odnotowywać fakt wysłania w dzienniku korespondencji wychodzącej.
Przykładowe powiadomienie o zmianie danych organizacji
W niektórych przypadkach firma może zmienić inne cechy, na przykład:
- Nazwa firmy;
- forma organizacyjno-prawna (powiedzmy, że spółka z oo zostaje przekształcona w spółkę akcyjną);
W takim przypadku powiadomienie również musi zostać wysłane.
Wzór pisma informacyjnego o zmianie danych
W niektórych przypadkach konieczne będzie podpisanie dodatkowej umowy z kontrahentami.
Co się stanie, jeśli nie powiadomisz kontrahentów
Jeżeli kontrahenci nie zostaną jak najszybciej powiadomieni o zmianie danych dotyczących płatności, nie będą w stanie zapewnić terminowego przekazania niezbędnych płatności. Co więcej, odbiorca przelewów nie będzie mógł żądać zapłaty kar i grzywien, gdyż wina za opóźnienie będzie leżeć po jego stronie. Oznacza to, że skierowanie sprawy do sądu w tej sprawie nie doprowadzi do jej pozytywnego rozstrzygnięcia.
Zawiadomienie o zmianie siedziby dla kontrahentów - wzórprzedstawiono ją poniżej – można ją sporządzić zarówno dobrowolnie, jak i na mocy postanowień umowy. Poznajemy specyfikę stosowania tego dokumentu.
Dlaczego muszę powiadomić kontrahenta o zmianie adresu?
Powiadamianie kontrahentów o zmianie adresu jest powszechną procedurą wyrażającą intencję podmiotu gospodarczego budowania relacji opartych na zaufaniu z partnerami i nie komplikowania im pracy w zakresie znajdowania właściwych kontaktów.
Jednak przesyłanie zawiadomień kontrahentów o zmianie adresu może również podlegać postanowieniom zawartych z nimi umów. Co do zasady postanowienia takie zawarte są w umowach z bankami, gdyż zgodnie z ust. 1 pkt 1 art. 7 ustawy „O przeciwdziałaniu praniu pieniędzy” z dnia 07.08.2001 nr 115-FZ, aby zidentyfikować klienta, bank musi znać jego poprawny adres.
Przeczytaj o niektórych rodzajach umów w naszych artykułach:
- .
Jeśli okaże się, że klient nie znajduje się pod adresem znanym bankowi, wówczas instytucja finansowa może zgodnie z prawem zakończyć obsługę jego konta (Uchwała Prezydium Najwyższego Sądu Arbitrażowego Federacji Rosyjskiej z dnia 27 kwietnia 2010 r. Nr 1307 /10).
Zasady pisania pisma do kontrahenta o zmianie adresu
Rozważmy praktyczne niuanse informowania partnerów o zmianie kontaktów firmy i zapoznajmy się z przykładowym powiadomieniem kontrahentów o zmianie adresu siedziby.
Pismo powinno zawierać:
1. W przypadku umowy zobowiązującej do poinformowania kontrahenta o zmianie adresu, link do takiej umowy ze wskazaniem jej numeru i daty podpisania.
2. Wyjaśnienia dotyczące wykorzystania adresu. Tak więc w rzeczywistości może być używany jako:
- prawny (w celu wskazania w dokumentach) i pocztowy (w celu przesyłania korespondencji);
- tylko legalne lub tylko pocztowe.
Możesz pobrać przykładowy list do kontrahenta w sprawie zmiany adresu siedziby na naszej stronie internetowej.
Wyniki
Powiadomienie kontrahenta o zmianie adresu jest powszechną procedurą. Może to jednak wynikać z umowy. Niedopełnienie zobowiązania wynikającego z umowy może prowadzić do kłopotów dla strony naruszającej.
Jeśli organizacja zmieniła swój adres prawny, należy to najpierw zgłosić do Federalnej Służby Podatkowej. W końcu adres osoby prawnej jest koniecznie odzwierciedlony w Jednolitym Państwowym Rejestrze Podmiotów Prawnych (klauzule „c”, klauzula 1, art. 5 ustawy z dnia 08.08.2001 nr 129-FZ). zależeć będzie od tego, czy konieczne będą zmiany w statucie firmy oraz czy zmieni się rzeczywisty adres siedziby organizacji (jeśli adres prawny i rzeczywisty, pod którym firma planuje odbierać korespondencję, nie będą zgodne).
Termin na złożenie zawiadomienia do Federalnego Inspektoratu Służby Podatkowej o zmianie adresu siedziby wynosi co do zasady 3 dni robocze od daty podjęcia decyzji o zmianie adresu (przez jedynego uczestnika lub walne zgromadzenie) lub od dnia organizacja faktycznie się porusza (klauzula 5, art. 5 ustawy z dnia 08.08.2001 nr 129 -FZ). Z kolei w przypadku państwowej rejestracji zmian dokonanych w dokumentach założycielskich i / lub w Jednolitym Państwowym Rejestrze Podmiotów Prawnych organom podatkowym przysługuje 5 dni roboczych od daty złożenia dokumentów przez organizację (klauzula 1, artykuł 8, klauzula 3, art. 18 ustawy z dnia 08.08.2001 nr 129- FZ).
Ale oprócz organów podatkowych konieczne jest również poinformowanie kontrahentów, że firma zmieniła adres.
Zmiana adresu siedziby: powiadomienie kontrahentów
Powiadomienie o zmianie adresu siedziby dla kontrahentów sporządzane jest w dowolnej formie. Takie powiadomienia będą musiały zostać przesłane do działów księgowości firm, z którymi współpracujesz, aby poprawnie wskazywały informacje o Tobie w dokumentach. W końcu błędne wskazanie adresu w pierwotnym stawia pod znakiem zapytania ujmowanie wydatków w księgowości. A błędny adres na fakturze z pewnością doprowadzi do odmowy odliczenia VAT. Zwłaszcza jeśli weźmie się pod uwagę niedawno zaktualizowane zasady wypełniania faktur, zgodnie z którymi adres sprzedawcy i kupującego, jeśli są to organizacje rosyjskie, w wierszach 2a i 6a należy podać jak w Jednolitym Państwowym Rejestrze Podmiotów Prawnych (