Atmintinės sudarymas. Darbuotojo atmintinė: tikslai ir pavyzdys

Vidinė atmintinė yra vidinis dokumentas, per kurį tarp darbuotojų vyksta bendravimas oficialia rašytine forma. Jo turinys susiveda į instrukcijas, kai kurių užduočių atlikimą ir pan., ty darbo klausimus. Nepaisant to, kad atmintinės rašymas nėra sudėtingas ir nereglamentuojamas labai griežtomis taisyklėmis, vis dėlto turite jas žinoti. Šiame straipsnyje apžvelgsime šios dokumentacijos sudarymo tvarką, tipus ir kt.

Charakteristika

Atmintinės pobūdis yra informacinis ir nuoroda, o tai reiškia, kad joje yra tam tikri pranešimai, žinutės, instrukcijos ir pan. Jame keliami klausimai yra susiję su konkrečiu darbuotoju, kuriam ji siunčiama. Kitaip tariant, atmintinė yra komunikacijos priemonių rinkinys įmonėje.

Pastaba: atmintinės privalomumas nenustatytas. Tai yra papildomas dokumentas, nors jo pagrindu galima surašyti įsakymus ir instrukcijas.

Praktika

Atmintinė yra laikoma dažnai naudojamu dokumentu, tačiau kartu ji nėra įtraukta į oficialiai įslaptintų valdymo dokumentų sąrašą. Plačiai naudojama, ji tampa komunikacija horizontaliu lygiu: tai yra, ją sudaro vieno skyriaus darbuotojas, norėdamas perduoti prašymą ar pasiūlymą kito skyriaus darbuotojui.

Svarbu: valdymo objektų, tarp kurių užmezgamas ryšys per aptarnavimo pastabą, būsenos turi būti lygiavertės. Kitu atveju dokumentas laikomas ne oficialia atmintine, o ataskaita.

Naudojimo tikslai

Atmintinė dėl darbo gali būti naudojama įvairiais atvejais.

Štai keletas pavyzdžių:

darbuotojų premijoms;
siųsti darbuotoją į komandiruotę;
pranešimas logistikos skyriui dėl įrangos gedimo;
bet kurio kito skyriaus vadovo pranešimas apsaugos vadovui apie būtinybę įleisti pašalinius asmenis (ne darbuotojus) į įmonės pastatą, nurodant priežastis;
prašymas atmintinės formos buhalterijai išsiųstas dėl materialinių išteklių tam tikroms reikmėms skyrimo ir kt.

Atskiri pažymų sudarymo atvejai

Nors atmintinė yra laikoma vidiniu popieriumi, viena iš jo atmainų yra dokumentas, siunčiamas sertifikavimo komisijai. Tačiau užrašai vis dar dažniau naudojami tik darbo komunikacijai.

Kaip parašyti atmintinę?

Pagrindinės atmintinės rašymo taisyklės yra tokios pačios kaip ir bet kurios kitos. Tai yra rašymas ant A4 lapo, nurodymai, iš ko ir kam jis siunčiamas, patvirtinimas su data ir parašu. Bet kaip parašyti atmintinę, atitinkančią visus reikalavimus?

centre (taip pat leidžiama vieta kairėje lapo pusėje) turėtumėte parašyti atitinkamą dokumento pavadinimą;
Yra du datos rašymo variantai – tiek visiškai arabiškais skaitmenimis, tiek nurodant mėnesį žodžiais;
pavadinime galite pridėti trumpą dokumento turinio aprašymą prie pagrindinės antraštės;
turi būti išsami informacija apie siuntėją ir gavėją: vardas, pavardė ir tėvavardis, visas pareigybės ir padalinio (padalinio), prie kurio yra priskirtos šios pareigos, pavadinimas.

Atsakymas į klausimą, kaip parašyti atmintinę, apima ne tik šio dokumento detales ir atributus, bet ir tai, koks turėtų būti jo turinys.

Aptariamas darbas nereikalauja problemos esmės pristatymo labai sausa ir oficialia kalba – leidžiamas laisvas pasakojimas, tačiau konkrečiai atspindintis rašymo priežastį.

Turinys paprastai skirstomas į dvi dalis. Pirmasis iš jų vadinamas preambule. Jame trumpai kalbama apie tai, kas paskatino rašytoją ir parašyti atmintinę, ir išsiųsti ją konkrečiam darbuotojui.

Antroji dalis laikoma pagrindine, ji taip pat yra didesnė už preambulę. Šiame tekste pateikiamas paties prašymo ar pasiūlymo pareiškimas. Prie jo galite pridėti situacijos analizę, išvadas ir rezultatus.

Forma

Kai kurios įmonės, paklaustos, kaip parašyti atmintinę, tiesiog pateikia savo darbuotojams specialią formą. Tačiau reikia pažymėti, kad tai nėra privalomas suvienijimas - GOST pateikia tik patariamąsias nuostatas (dėl šriftų, dydžio ir tarpų) be patvirtinto modelio. Tačiau jei tai yra konkrečioje įmonėje, geriau to laikytis.

Biuras ir atmintinės

Šiek tiek aukščiau raštelyje buvo nurodyta, kuo skiriasi oficialios atmintinės ir atmintinės. Tačiau daugelis žmonių vis dar linkę juos painioti vienas su kitu.

Dažniausios klaidos yra šios:

darbuotojo atmintinė apie darbuotoją viršininkui (iš tikrųjų atmintinė);
dėl atlyginimų padidinimo;
apie paaukštinimą.

Paskutiniai du reiškia cirkuliaciją ne horizontaliu, o vertikaliu lygiu, o tai paneigia atmintinės apibrėžimą.

Svarbu: atmintinės suskirstytos į ataskaitas ir aiškinamąsias pastabas a priori yra neteisingas.

Registracija

Visi oficialūs užrašai registruojami registre. Priklausomai nuo to, kaip kiekvienoje konkrečioje įmonėje yra organizuojamas dokumentų srautas, tai gali padaryti arba tas, kuris sudarė popierių, arba tas, kuris jį gavo. Bet kokiu atveju tai susiję su tuo, kad atmintinei priskiriamas unikalus numeris, kuris turėtų būti nurodytas jo tekste.

Atmintinės pavyzdys

„Pardavimų departamento Informacinių technologijų skyriaus direktorius V. A. Kutsakas
Paslaugos atmintinė
№ 19-43/102
Nuo 2015 metų balandžio 13 d
Apie kompiuterio būsenos našumo patikrinimą
Nuo 2015-10-04 pardavimų skyriaus darbuotojo Maksimenko R.D. asmeninio kompiuterio gedimai, būtent: persikrovimas neišduodant šios PC komandos, problemos su įjungimu/išjungimu, taip pat ekrano mirgėjimas. Dėl to, kas išdėstyta, prašau Jūsų skyriaus specialistų atlikti reikiamą diagnostiką, siekiant nustatyti problemų priežastis, taip pat sėkmingai jas pašalinti. Testavimo rezultatus siūlau dokumentuoti raštu, su tolimesnių veiksmų santrauka: mašinos remontas ar keitimas.

Tarkime, kad paaiškės, kad kompiuterio taisyti nepavyks. Tokiu atveju išrašome pažymą dėl įrangos nurašymo.

Pastabos dėl įrangos eksploatavimo nutraukimo pavyzdys

„Prekybos departamento Medžiagų ir techninio departamento direktorius M. A. Oleynik
Paslaugos atmintinė
№ 21-45/104
Nuo 2015 metų balandžio 16 d
Apie neveikiančio kompiuterio nurašymą
Nuo 2015 m. balandžio 10 d. prekybos skyriaus darbuotojo R. D. Maksimenkos asmeniniame kompiuteryje atsirado nuolatinių gedimų. Dėl to informacinių technologijų skyriaus specialistų atlikta diagnostika parodė: kompiuteris neturėtų būti toliau naudojamas. Šiuo atžvilgiu prašau nurašyti minėtą įrangą dėl nedarbingumo.

Skyriaus vedėjas L. A. Kudryavcevas"

Be jo, jums reikės dar vienos pastabos – pakeisti nebeeksploatuojamą įrangą.

Pastaba dėl įrangos keitimo

„Prekybos departamento Medžiagų ir techninio departamento direktorius M. A. Oleynik
Paslaugos atmintinė
№ 22-46/104
Nuo 2015 metų balandžio 17 d
Apie sugedusio kompiuterio pakeitimą
Skyriaus specialisto R. D. Maksimenkos asmeninis kompiuteris buvo nurašytas ir dėl nedarbingumo jį reikia pakeisti (pagal 2015 m. balandžio 15 d. dokumentą Nr. 20-44/103). Pateikite naują įrangą, atitinkančią išmontuotos įrangos parametrus. Apie užbaigimą prašau pranešti raštu. Prie užrašo pridedama informacinių technologijų skyriaus ataskaita apie atliktą diagnostiką ir jos rezultatus.

Skyriaus vedėjas L. A. Kudryavcevas"

Pagaliau

Paprastai atmintinės rašymas nesukelia problemų. Šis vidinis dokumentas yra gana įprasta komunikacijos priemonė tarp skirtingų valdymo lygių. Sąlygines kliūtis gali sukelti tik „painiojimas“ tarp atmintinių ir oficialių atmintinių (straipsnyje nurodoma, kuo jie skiriasi).

Kai kuriose įmonėse oficialios atmintinės rengiamos tik pagal įvestą ir patvirtintą šabloną (tokiu atveju geriau sukaupti specialias joms skirtas formas), kitose tai daugiau nei nemokama.

Sudarydami šį dokumentą turėtumėte vadovautis tomis pačiomis taisyklėmis kaip ir kitiems popieriams - šriftas ir tarpai pagal GOST, data ir parašas dėl pastabos galiojimo.

Apskritai atmintinė yra labai patogus įrankis, kurį nesunku įsisavinti, o teisingai naudojant stebimas koordinuotas ir aiškus organizacijų komandos darbas. Tai padeda išlaikyti nuoseklų ryšį tarp skyrių ir taip pat sustiprina jų struktūrą.

Pagrindinę dokumentų, užtikrinančių keitimąsi informacija tarp organizacijų ir struktūrinių padalinių, apimtį sudaro: pažymos, ataskaitos ir aiškinamieji raštai, suvestinės, ataskaitos, aktai, laiškai, telefono žinutės. Šiuose dokumentuose esanti informacija gali paskatinti imtis veiksmų arba į ją gali būti tik atsižvelgiama. Pažvelkime į sudėties ir dizaino skirtumus atmintinės, atmintinės Ir sertifikatus.

Ataskaitos Ir biuro užrašai– Tai, kaip taisyklė, yra vidiniai organizacijos dokumentai. Jie yra pagalbinio pobūdžio organizacinių ir administracinių dokumentų atžvilgiu. SSRS Pagrindinio archyvo VNIIDAD, TsGADA 1974 m. parengtame Trumpame dokumentų tipų ir atmainų žodyne pateikiami šių dokumentų apibrėžimai, iš kurių matyti kai kurie jų paskirties skirtumai:

Memorandumas- vadovybei adresuotas dokumentas, kuriame nurodomi visi klausimai, susiję su autoriaus išvadomis ir pasiūlymais.
Paslaugos atmintinė- vieno pareigūno kitam pareigūnui atsiųstas užrašas apie bet kokio darbo atlikimą.

Memorandumas

Memorandumas(vieningos formos kodas 0286041 pagal OKUD) yra sudarytas siekiant informuoti vadovybę apie esamą situaciją, įvykusius faktus ir kt. ir paskatinti jus priimti sprendimą.

Ataskaitos taip pat gali būti tik informacinio pobūdžio. Tokiuose užrašuose dažniausiai pateikiama informacija apie bet kokio darbo eigą. Ataskaitose atsiskaitoma apie užduočių, planų, nurodymų ir darbų įgyvendinimą. Taigi, atmintinės suteikia valdymo objektų sujungimas vertikaliame lygyje- iš apačios į viršų, tai yra, siunčiama iš žemesnio pareigūno aukštesniam pareigūnui.

Priklausomai nuo gavėjo atmintinės gali būti:

vidinis , tie. siunčiami struktūrinio padalinio ar įstaigos vadovui, ir
išorinis – skirtas aukštesnėms institucijoms.

Vidinė atmintinė

Vidinės atmintinės sudarytas ant standartinio popieriaus lapo, tačiau nurodant visas reikalingas detales, esančias pagal GOST 6.30-2003 „Vieningos dokumentacijos sistemos. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai dokumentų surašymui“. Tokios detalės apima:

struktūrinio padalinio pavadinimas;
dokumento tipas (ATASKAITA);
data;
Registracijos numeris;
teksto pavadinimas;
tekstas;
Kelionės tikslas;
sudarytojo parašas (nurodantis pareigas).

Bet kokios informacijos ir informacinio dokumento tekstas formatuojamas Times New Roman šriftu, 14 dydžio, su 1,5 tarpais.

Pageidautina kasoje memorandumą naudokite kampinį antraštės detalių išdėstymą (tačiau šis reikalavimas nėra griežtas). Antraštės išdėstymo pavyzdžiai vidinė atmintis du keliai:

Į vidinė atmintis viršutiniame kairiajame kampe yra struktūrinio padalinio pavadinimas – dokumento autorius.

Dokumento tipo pavadinimas rašomas didžiosiomis raidėmis (ATASKAITA) ir gali būti centre arba nuo kairiosios paraštės kraštinės (atsižvelgiant į pasirinktą dokumento antraštės dalies išdėstymo būdą) 2 eilučių tarpu.

Data ir indeksas memorandumą parašyti vienoje eilutėje. Data rašoma arabiškais skaitmenimis, pavyzdžiui, 02/02/2006, arba raidiniais ir skaitiniais, pavyzdžiui, 2006 m. vasario 2 d. išorinė atmintinė tai data, kai jis pasirašomas ir paprastai išsiunčiamas. Data vidinė atmintis bus surašymo ir pasirašymo data.

Registracijos numeris įjungtas vidinė atmintis klijuojamas arba sudarymo, arba gavimo vietoje, priklausomai nuo organizacijoje veikiančios registracijos sistemos. Peržiūrint memorandumą suinteresuotiems asmenims, prie jo tvirtinamos patvirtinimo vizos, o priėmus sprendimą – vadovo nutarimas. Rezoliucijos priėmimas yra paskutinis svarstymo etapas memorandumą.

Memorandumas gali turėti pavadinimą, trumpai atskleidžiantį dokumento turinį. Pranešimo pavadinimas formuluojamas pagal bendrąsias dokumentų antraščių sudarymo taisykles: naudojant prielinksnį „o“ ir žodinį daiktavardį linksniu. Pavyzdžiui: „apie O. V. Koroleva vertimą. į buhalteriją“.

IN ataskaitos tekstas dvi dalys aiškiai išsiskiria. Pirmoje dalyje pateikiami faktai, dėl kurių buvo sudarytas dokumentas, o antrojoje – konkrečios išvados, prašymai ir pasiūlymai. Atmintinės tekstas gali susidėti iš trijų dalių. Tokiu atveju pirmoje dalyje (pareiškime) bus išdėstytos priežastys, faktai ar įvykiai, dėl kurių buvo parašytas, antroje dalyje – esamos situacijos analizė, galimi sprendimai, trečioje – išvados ir pasiūlymai. konkrečių veiksmų, kurių reikia imtis, pasak kompiliatoriaus memorandumą. Memorandumas gali būti pateikta teksto ir lentelės forma arba abiejų deriniu.

Jei yra paraiška, prieš pasirašant apie tai daroma pastaba:

Išorinis atmintinė

Išorinis atmintinė surašytas ant bendros formos ir pasirašytas organizacijos vadovo. Šiuo atveju visas arba sutrumpintas pagrindinės organizacijos pavadinimas naudojamas pagal organizacijos įstatus. Žemiau yra autoriaus organizacijos pavadinimas.

Paslaugos atmintinė

Visos Rusijos valdymo dokumentų klasifikatoriuje (OKUD) nėra tokio tipo dokumento kaip „ Paslaugos atmintinė“ Tačiau tokio tipo dokumentai yra plačiai naudojami valdymo praktikoje. Šiuo atžvilgiu siūlome išleisti „ Paslaugos atmintinė» pagal GOST 6.30-2003 „USD. USORD. Reikalavimai dokumentų rengimui“ siekiant valdymo dokumentacijos rengimo vienodumo.

Biuro užrašai, Skirtingai nei atmintinės, užtikrinti ryšį tarp valdymo objektų horizontaliu lygiu, y., surašo darbuotojo ar skyriaus vedėjo, adresuotas kito skyriaus vedėjui ar specialistui. Reikėtų prisiminti, kad biuro užrašai dažniausiai siunčiami iš vieno vadovo pas kitą arba iš vieno darbuotojo pas kitą tik tuo atveju, jei jų oficialus statusas yra lygiavertis, kitu atveju taip ir bus atmintinę.

Paprastai, biuro užrašai sudaromos logistikos, informacinės, organizacinės ir ekonominės paramos klausimais. Biuro užrašai– tai savotiškas struktūrinių padalinių atitikimas. Juose paprastai pateikiamas konkretus prašymas ar pasiūlymas. Surašomi tarnybiniai raštai tas pats kaip ir ataskaitos.

Atmintinės pavyzdys:

Nuoroda

Informaciniai atmintinės dažnai pakeičiamas dokumentu, pvz., pažyma, ir atvirkščiai, o tai yra neteisėta. Pažyma – tai dokumentas, kuriame aprašomi ir patvirtinami tam tikri faktai ar įvykiai, įskaitant biografinio ar oficialaus pobūdžio; skirtingai nuo atmintinių, tai nereikalauja iš vadovo jokių veiksmų.

Atsižvelgiant į sertifikato sudarymo tikslus, gali būti:

analitinis,
pranešti arba
informaciniai.

Analitinė informacija yra informacijos apie problemą ar problemą, kurią reikia išspręsti. Paprastai analitinės ataskaitos turėti daug teksto (iki 3 puslapių). Analitinis pagalbos tekstas susideda iš trijų dalių. Pirmoje dalyje pateikiamas rinkimo pagrindas, antrojoje – situacijos ar problemos analizė, trečioje – išvados ir pasiūlymai.

Ataskaitų teikimo pažymos yra apibendrinta informacija apie veiklos rezultatus, todėl atskaitomybės pažymos pavadinime nurodomas laikotarpis, su kuriuo susijusi pažymoje esanti informacija, pvz.: Pažyma apie įmonės dokumentų srauto apimtį 2006 m. .

Informaciniai paklausimai yra sudaryti siekiant informuoti vadovybę apie reikalų būklę ir gali turėti, pavyzdžiui, tokią antraštę: Pažyma apie darbo eigą pagal sutartį su Luna OJSC. Jie sudaromi pagal pageidavimą ir pateikiami per nurodytą terminą.

Sertifikatai, priklausomai nuo adresato, gali būti:

išorinis ir
vidinis.

Išorinės nuorodos yra surašyti ant bendrosios organizacijos formos, pasirašyti organizacijos vadovo ir juose yra tokie pat duomenys kaip ir atmintinėse.

Vidaus paklausimai surašytas standartiniame popieriaus lape, panašaus į vidinį atmintinę, pasirašytas struktūrinio padalinio vadovo ir (arba) specialisto rengėjo.

Informacijos ir ataskaitų sertifikatų tekstai gali būti suformatuotas lentelės pavidalu ir apima skyrius bei poskyrius (žr. vidinio sertifikato pavyzdį 6 pavyzdyje).

Pasiruošime pažymos projektas būtina atidžiai redaguoti jo turinį, atsižvelgiant į:

faktų ir informacijos išsamumas ir patikimumas;
teisingas grįžtamojo ryšio priemonių (adreso, telefono ir kt.) formatavimas;
pasimatymų tikslumas;
atitikties pasirašymo lygiui.

Visa tai būtina, kad sertifikatas nekeltų papildomų klausimų, juo labiau vėlesnių aiškinamasis susirašinėjimas.

Biografinėmis ar tarnybinėmis pažymomis patvirtinami bet kokie juridiniai faktai, pavyzdžiui, pareigų, atlyginimo, gyvenamosios vietos patvirtinimas ir kt. Jei situacijos, kurioms išduodami sertifikatai, yra tipiškos, organizacija sukuria vieningų šablonų formas.

Tekstas biografinė informacija prasideda asmens, apie kurį teikiama informacija, pavardės, vardo, tėvavardžio nurodymu vardine raide. Jokio sertifikato tekste neturėtų būti archajiškų frazių, kuriose yra nereikalingų žodžių, pvz., „tikras sertifikatas“, „tikrai veikia“ ir kt. Pažymos pabaigoje nurodomas institucijos, kurioje ji teikiama, pavadinimas. Pažymą pasirašo ją surašę asmenys ir atsako už pateiktus duomenis. Priklausomai nuo pažymos paskirties, tai gali būti organizacijos vadovas ir vyriausiasis buhalteris arba organizacijos vadovas ir žmogiškųjų išteklių skyriaus vadovas. Tokie sertifikatai turi būti patvirtinti organizacijos antspaudu.
Oficialaus pažymėjimo pavyzdys:

Yra sprendžiami įvairūs gamybos ir organizaciniai klausimai vidaus tarnybinė korespondencija. Tvarkant dokumentaciją, sudaromos įvairios atmintinės.

Tai taip pat gali būti ataskaitos, įsakymai ir kt. Daugeliu atvejų šie vidiniai dokumentai yra labai panašūs savo rašymo pobūdžiu, tik priklausomai nuo galutinio rašymo tikslo ir priežasties, jie turi skirtingą organizacinį ir teisinį pobūdį.

Jei atmintinė turi konkretų tikslą arba fiksuoja finansinių išteklių sąnaudas, tai ji būtinai pridedama prie bendrųjų apskaitos ataskaitų (remiantis konkrečiu faktu, buhalterija apskaito ir vykdo išlaidų ir pajamų operacijas).

Įvairių tipų biuro atmintinės padeda greitai išspręsti įvairias aktualias problemas ir yra konkrečių faktų patvirtinantis dokumentas.

Priklausomai nuo rašymo pobūdžio ir pobūdžio, oficialios atmintinės turi būti saugomos tam tikrą metų skaičių (terminai gali būti nuo 1 metų, 3, 5 metai arba gali būti saugomi visam laikui).

Reikalavimai atmintinės rengimui

Pagal įstatyminę bazę (GOST 6.30-2003 „Vieningos dokumentacijos sistemos“ Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai dokumentų rengimui) atmintinė turi būti:

nuoroda, kam dokumentas skirtas (pareigūnui, struktūriniam padaliniui ar konkrečiai organizacijai);
adresato pavadinimas (konkrečiai, kam siunčiamas dokumentas);
dokumento pavadinimas (šiuo atveju nurodoma „Oficiali atmintis“);
paslaugų pažymos registracijos numeris;
rašymo data;
teksto pavadinimas (pavyzdys: „Dėl kanceliarinių prekių pirkimo skyriui“, „Dėl drausminės nuobaudos“ ir kt.);
pats tekstas;
pažymos sudarytojo data ir parašas (turi būti nurodyta pareigybė);

Rašydami atmintinę, turite laikytis šių taisyklių:

teisingas visų detalių nurodymas;
griežtai laikytis oficialaus rašymo stiliaus;
surašyti dokumentą teisinga seka;

Kas gali parašyti atmintinę

Atmintinę gali sudaryti tiek paprasti darbuotojai, tiek organizacijos vadovybė. Tai dokumentas, kuris reglamentuoja objektų sujungimas su horizontaliu valdymu.

Elektroninis dokumentų valdymas

Pagrindiniai atmintinių rašymo tikslai – spręsti aktualias organizacines problemas, susijusias su ūkio valdymu, materialine technine baze, informacine pagalba, drausmine nuobauda ir kt.

Dažnai pirmaujančios organizacijos naudoja elektroninę dokumentų valdymo sistemą įvairiems duomenims ir faktams fiksuoti: programuotojai sukuria specialią programą, organizacijos darbas registruojamas naudojant prisijungimo vardą ir slaptažodį (juos suteikia personalo skyrius) ir, nuėjus į tam tikrą skyrių. dokumentų valdymo programos darbuotojas pasirenka skyrių „Vidinė pastaba“ ir jau užpildo trūkstamus laukus.

Daugelis įmonių įvertino elektroninių dokumentų valdymo naudojimo paprastumą, nes:

automatiškai priskiriamas dokumento (jo kortelės) numeris;
visi dokumentai saugomi elektroniniame archyve (daugiausia pagal metus);
norint ieškoti konkretaus dokumento, pakanka žinoti minimalų informacijos rinkinį;
sutaupyti popieriaus ir sandėliuko nuomos ir pan.;

Tačiau daugelis organizacijų vis dar naudoja popierines laikmenas rašydami atmintines.

Personalo skyrius dažnai turi paruoštų įvairios paskirties atmintinių pavyzdžių, o darbuotojui tereikia susisiekti su atsakingu personalo pareigūnu ir nurodyti savo atmintinės rašymo priežastį.

Atmintinės svarstymo procedūra

Surašius atmintinę, ją užregistruoja atsakingi darbuotojai, tada kreipiasi svarstyti pas atsakingus asmenis (kurie pažymi faktą, kad perskaitė ir įdeda atitinkamus užrašus) ir po viso to išsiunčiama adresatui. Adresatas jau yra įdėjęs savo rezoliuciją („Sutarta“, „Atmesta“, „Svarstyta“, „Atlikta“ ir kt. Priklausomai nuo atmintinės rašymo tikslo ir galutinio veiksmo rezultato po įmonės darbuotojo prašymo).

Atmintinių rašymui nėra griežtų teisinių reikalavimų, tačiau vis tiek reikia teisingai nurodyti visus punktus (pagal bendruosius dokumentų srauto reikalavimus).

Atmintinės rašymo pavyzdys

Rostock LLC direktoriui
Sameliukas Anatolijus Petrovičius
Rostok LLC pardavimų vadovas
Kuznecova Oksana Ivanovna
(galite nurodyti paso duomenis, gyvenamosios ar darbo vietos adresą, darbuotojo personalo numerį, kuris suteikiamas priimant į darbą)
2014 m. gruodžio 25 d
2014-12-25 Nr.31 (registracijos numeris)

Paslaugos atmintinė

Dėl komandiruotės į Maskvą pratęsimo pagal 2014-12-15 dokumentą Nr.27: komandiruotės trukmė turėjo būti nuo 2014-12-17 iki 2014-12-20, tačiau faktinė 2014 m. komandiruotė: nuo 2014 m. gruodžio 17 d. iki 2014 m. gruodžio 23 d., susijusių su atitinkamų organizacinių klausimų sprendimu. Ataskaita apie atliktą darbą buvo pateikta Rostock LLC pardavimų skyriaus vadovui Nikolajui Nikolajevičiui Kramarui.
Į kainą įskaičiuoti išvykimo ir atvykimo bilietai. Prašau Jūsų skirti atitinkamą sumą kelionės pašalpų – 10 tūkstančių rublių.

25.12.2014
Rostok LLC pardavimų vadovas
Kuznecova O.I. (ir asmeninis parašas).

Jei atmintinė užima kelis A4 formato lapus, kiekvienas iš jų yra sunumeruotas.

Įdubimai

Rašydami atmintinę ant popieriaus, turite laikytis šių įtraukų:

kairioji įtrauka (paraštė) - nuo 2,5 iki 3,5 cm (dokumento padavimo vieta);
dešinė įduba - nuo 1,25 iki 2,5 cm;
viršutinė įduba - ne mažiau kaip 2 cm;
apatinė įtrauka - ne mažiau kaip 2 cm;

Jei atsižvelgsime į bendruosius atmintinės rašymo principus, tai šis dokumentas yra išskirtinai pagalbinio pobūdžio, specifinė informacija ir taip inicijuoja tam tikrą valdymo sprendimą.

Oficialus atmintinė yra informacinis ir informacinis dokumentas, verslo susirašinėjimo organizacijoje įrankis.

Atmintinė surašoma siekiant pabrėžti bet kokias su skyriaus ar konkretaus darbuotojo darbu susijusias verslo problemas, kurių sprendimas priklauso nuo kito organizacijos struktūrinio padalinio ar darbuotojo.

Atmintinės, priešingai nei atmintinės, rašomos tarp struktūrinių padalinių arba lygiavertį tarnybinį statusą turinčių darbuotojų, kurie nėra tiesiogiai pavaldūs.

Dėl darbuotojų premijų

Įsakymo atlyginti darbuotoją pagrindas yra vidinė priemokų atmintinė, kurią surašo skyriaus vadovas, adresuotas vyresniajai vadovybei, jame nurodomos premijavimo priežastys ir pagrindai, darbuotojo duomenys ir kompiliatorius. Kad vadovas tai svarstytų, būtina užrašą užregistruoti. Priėmus sprendimą dėl premijų, išduodamas įsakymas.

Apie atlyginimų didinimą

LLC "Įmonė"

2010-11-25 UŽSAKYMAS Nr.25\10982

dėl Ivanovo V. A. atlyginimo padidinimo.

Dėl gerų vadybininko Ivanovo V.A. remiantis 2010 metų pirmojo ir trečiojo ketvirčių rezultatais

AŠ UŽSISAKAU:

1. Nustatyti pardavimo skyriaus vadovui Viktorui Aleksandrovičiui Ivanovui 25 000 (dvidešimt penkių tūkstančių) rublių atlyginimą nuo 2010 m. gruodžio 1 d.

2. Vyriausioji buhalterė Vasiljeva A.V. Užtikrinti šio įsakymo 1 punkte nurodyto darbo užmokesčio ir kitų jo pagrindu apskaičiuotų sumų mokėjimą laiku.

3. Personalo tarnybos viršininkui G.I. Fiodorovui:

3.1. Pakeiskite personalo lentelę, nustatydami 25 000 (dvidešimt penkių tūkstančių) rublių atlyginimą pardavimo skyriaus vadovo pareigoms.

3.2. Baigti su Ivanovas V.A. papildomas susitarimas prie darbo sutarties [darbo sutarties data] [darbo sutarties Nr.] dėl 25 000 (dvidešimt penkių tūkstančių) rublių darbo užmokesčio nustatymo nuo 2010-12-01.

2.4. Supažindinkite V.A. Ivanovą su šiuo įsakymu. tapybai.

LLC "Įmonė" generalinis direktorius

Ždanovas V.V.

Aš perskaičiau įsakymą ____________________ Vasilieva A.V.

Įsakymą peržiūrėjo ____________________ Fedorovas G.I.

Įsakymą peržiūrėjo ____________________ Ivanovas V.A.

Atlyginimo didinimo pagrindas taip pat gali būti:

- skyriaus, kuriam priklauso darbuotojas, vadovo atmintinė

— kainų padidėjimas šalyje ir dėl to poreikis iš naujo indeksuoti atlyginimus visoje įmonėje — padidinti darbuotojų atlyginimus

— naujų darbo pareigų skyrimas darbuotojui.

Apie pareigų nevykdymą

ATASKAITA
04.10.2013 № 6

Tarnybinių pareigų nevykdymas

Atkreipiu dėmesį, kad ekspeditorius Ivanas Igorevičius Sokolovas nepateikė jam paskirto automobilio (valst. Nr. C 042 MK 83) planinei techninei apžiūrai, tuo pažeisdamas 2006-06-10 pareigybės aprašymo nuostatas. 2010 m.

Dėl pažeidimo siūlau I.I.Sokolovui papeikti.

Tarnybinių pareigų nevykdymo aktas surašomas ant A4 formato popieriaus lapo.

Apie pažeidimus darbe

INFORMACIJOS SKYRIAUS Generalinis direktorius

TECHNOLOGIJOS UAB "Beseda"

ATASKAITA

09.12.2014 № 10-23/158

Darbo drausmės pažeidimas

Informuoju, kad vakar, 2014 m. gruodžio 8 d., 2 valandas nuo 16:00 iki darbo dienos pabaigos informacinių technologijų skyriaus specialistas Romanas Viktorovičius Fregatovas nebuvo savo darbo vietoje.

R. V. Fregatovo neatvykimo priežasties pagrįstumą patvirtinantys dokumentai. nepateikta.

Dėl pažeidimo, atsižvelgdamas į pakartotinį jo pobūdį, siūlau Fregatov R.V. papeikimas.

Skyriaus vedėjas E.S. Liubimčikova

Remiantis pateiktais atmintinių pavyzdžiais, dabar lengva sukurti savo pavyzdžius.

Jevgenija Polosa

Dėl kanceliarinių prekių įsigijimo

Atmintinėje „Dėl kanceliarinių prekių pirkimo“ yra išdėstyti gamybos poreikio faktai perkant tam tikrą kiekį raštinės reikmenų, pridedamas kanceliarinių prekių sąrašas (pavadinimas, kiekis).

Apie lėšų paskirstymą

Darbuotojas __________________________/_____________/

SUTINKA

Skyriaus vedėjas __________________________/_________________/

DĖMESIO

Atsakomybė už specialiai skyriams perkamos literatūros apskaitą ir saugojimą tenka šių skyrių vedėjams.

Sprendimas skirti lėšų literatūrai įsigyti:

Prižiūrėtojas

Korporatyvinis universitetas ______________________________/_______________ /

Kiekis

Rublių ______________/_____________/“__”____________200_g.

Įsipareigoju pateikti pardavimo ir kasos kvitus bei nepanaudotas lėšas per laikotarpį iki 25 ____________ 200. ____________________________/_______________/

Pardavimo ir kasos kvitai, taip pat nepanaudotos lėšos suma

Rublių _______________/_______________/“__”____________200_g.