Приходный ордер в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо в день поступления ценностей на склад. Приходный ордер должен выписываться на фактически принятое количество ценностей. Обычно на каждую поставку оформляют отдельный приходный ордер. Однако когда в течение дня от одного и того же поставщика поступает несколько партий массовых однородных грузов, допустимо поступить по-другому. Кладовщик вправе составить один приходный ордер. Для этого в конце дня он определяет общий итог по всем грузам от одного поставщика и указывает его в приходном ордере.
Обоснование
Андрея Кизимова, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России
Как оформить и отразить в бухучете поступление материалов
Приемка на складе
Поступление материалов оформляет кладовщик или другое материально ответственное лицо склада. Составить приходный ордер ответственный сотрудник должен в тот же день. В одном экземпляре по форме, которая утверждена руководителем. Это может быть:
Обычно на каждую поставку оформляют отдельный приходный ордер. Однако когда в течение дня от одного и того же поставщика поступает несколько партий массовых однородных грузов, допустимо поступить по-другому. Кладовщик вправе составить один приходный ордер. Для этого в конце дня он определяет общий итог по всем грузам от одного поставщика и указывает его в приходном ордере.
Если фактическое количество (качество, ассортимент) материалов не соответствует документам передающей стороны, приходный ордер не оформляют. В этом случае принимать материалы должна специальная комиссия, которая составляет акт, например, по форме № М-7 , утвержденной постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а . Такой порядок предусмотрен пункта 49 Методических указаний, утвержденных .
На практике материалы отправляют в подразделения, минуя склад. Однако их все равно нужно оприходовать на склад и сразу же оформить передачу в подразделение. При этом одновременно составляют документы на приход и на выдачу. Например, по формам № М-4 , М-8 , М-11 , М-15 . В приходных и расходных документах сделайте отметку о том, что материалы выданы без завоза их на склад (транзитом). Такой порядок предусмотрен абзацем 1 пункта 51 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н .
- Из рекомендации
- унифицированная форма № М-4 (постановление Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а);
- форма, которую вы создали самостоятельно. Важно, чтобы она содержала все необходимые реквизиты (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
- ПОСТАНОВЛЕНИЕ ГОСКОМСТАТА РОССИИ ОТ 30.10.1997 № 71А
Приходный ордер
(форма № М-4)
Применяется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. Приходный ордер в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо в день поступления ценностей на склад. Приходный ордер должен выписываться на фактически принятое количество ценностей.
Графа "Номер паспорта" заполняется при оформлении хозяйственных операций по материальным ценностям, содержащим драгоценные металлы и камни.
ПРИКАЗ МИНФИНА РОССИИ ОТ 28.12.2001 № 119Н
Приказ 216
Об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов
48. Материалы в организации должны быть своевременно оприходованы.При приемке материалы подвергаются тщательной проверке в отношении соответствия ассортименту, количеству и качеству, указанным в расчетных и сопроводительных документах.
49. Порядок и сроки приемки материалов по количеству и качеству устанавливаются специальными нормативными документам.
Приемка и оприходование поступающих материалов и тары (под материалы) оформляется соответствующими складами, как правило, путем составления приходных ордеров (типовая межотраслевая форма № М-4 утверждена постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а), при отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными (по количеству и качеству).
На массовые однородные грузы, прибывающие от одного и того же поставщика несколько раз в течение дня, допускается составление одного приходного ордера в целом за день. При этом на каждую отдельную приемку материала в течение этого дня делаются записи на обороте ордера, которые в конце дня подсчитываются и общий итог записывается в приходный ордер.
Вместо приходного ордера, приемка и оприходование материалов может оформляться проставлением на документе поставщика (счет, накладная, и т.п.) штампа, в оттиске которого содержатся те же реквизиты, что и в приходном ордере. В этом случае заполняются реквизиты указанного штампа и ставится очередной номер приходного ордера. Такой штамп приравнивается к приходному ордеру.
При перевозке грузов автотранспортом приемка поступающих материалов осуществляется на основе товарно-транспортной накладной, получаемой от грузоотправителя (при отсутствии расхождений между данными накладной и фактическими данными).
При установлении несоответствия поступивших материалов ассортименту, количеству и качеству, указанным в документах поставщика, а также в случаях, когда качество материалов не соответствует предъявляемым требованиям (вмятины, царапины, поломка, бой, течь жидких материалов и т.д.), приемку осуществляет Комиссия, которая оформляет ее актом о приемке материалов.
В случае составления приемного акта приходный ордер не оформляется.
Приемный акт о приемке служит основанием для предъявления претензий и исков к поставщику и (или) транспортной организации.
50. Материалы должны приходоваться в соответствующих единицах измерения (весовых, объемных, линейных, в штуках). По этим же единицам измерения устанавливается учетная цена.
В случае, когда материал поступает в одной единице измерения (например, по весу), а отпускается со склада в другой (например, поштучно), то его оприходование и отпуск отражаются в первичных документах, на складских карточках и соответствующих регистрах бухгалтерского учета одновременно в двух единицах измерения. При этом вначале записывается количество в единице измерения, указанной в документах поставщика, затем в скобках - количество в единице измерения, по которой материал будет отпускаться со склада.
Если затруднительно отражение движения такого материала одновременно в двух единицах измерения, возможен вариант перевода материала в другую единицу измерения с составлением акта перевода представителями отдела снабжения, бухгалтерской службы, специалистов других отделов (если это необходимо) и заведующего складом. В акте перевода в другую единицу измерения указывается количество материала в единице измерения, указанной в расчетных (сопроводительных) документах поставщика, и в единице измерения, по которой материал будет отпускаться со склада. Одновременно определяется учетная цена в новой единице измерения. На карточке складского учета материал приходуется в единице измерения поставщика, а также - в другой (новой) единице измерения, со ссылкой на акт перевода.
Если в расчетных (сопроводительных) документах поставщика указана более крупная (или более мелкая) единица измерения (например, в тоннах), чем принято в организации (например, в килограммах), такие материалы приходуются в той единице измерения, которая принята в данной организации.
51. Если в интересах производства целесообразно направить материалы непосредственно в подразделение организации, минуя склад, такие партии материалов отражаются в учете как поступившие на склад и переданные в подразделение организации. При этом в приходных и расходных документах склада и приходных документах подразделения организации делается отметка о том, что материалы получены от поставщика и выданы подразделению без завоза их на склад (транзитом).Перечень материалов, которые могут завозиться транзитом непосредственно в подразделения организации, должен быть оформлен распорядительным документом по организации. На стройках строительные материалы, конструкции и детали, поступающие в значительном количестве, как правило, завозятся непосредственно на объекты строительства, минуя базисный (центральный) склад.
52. При приемке импортных материалов следует учитывать правила и особенности, установленные договорами (контрактами) и таможенным законодательством.
53. Приемные акты и приходные ордера должны, как правило, составляться в день поступления соответствующих материалов на склад или в другие установленные в организации сроки, но не позже сроков, установленных нормативными актами для приемки поступающих грузов.
54. Материалы, поступающие на ответственное хранение, записываются заведующим складом (кладовщиком) в специальную книгу (карточку), хранятся на складе обособленно и не могут расходоваться. В случае, если материалы, принятые на ответственное хранение, относятся в соответствии со статьей 225 Гражданского кодекса Российской Федерации к бесхозяйным вещам и являются скоропортящимися или издержки по их хранению несоизмеримо велики по сравнению с их стоимостью, то организация может использовать указанные материалы в производственных и иных целях или продать. При этом указанные материалы приходуются в организации по рыночной стоимости. Выручка от продажи этих материалов или их рыночная стоимость при использовании материалов для собственных нужд организации, уменьшенная на величину расходов по их хранению, продаже и других аналогичных затрат, подлежит возврату собственнику материалов.
55. В организации должен быть установлен контроль за поступлением материалов (за отгрузкой поставщиками), а также за производством расчетов с поставщиками и покупателями.
Контроль за своевременным оприходованием прибывших грузов осуществляется согласно решению руководителя организации соответствующими подразделениями (службой снабжения, бухгалтерской службой и т.п.) и (или) должностными лицами.
56. Материалы, закупленные подотчетными лицами организации, подлежат сдаче на склад. Оприходование материалов производится в общеустановленном порядке на основании оправдательных документов, подтверждающих покупку (счета и чеки магазинов, квитанция к приходному кассовому ордеру - при покупке у другой организации за наличный расчет, акт или справка о покупке на рынке или у населения), которые прикладываются к авансовому отчету подотчетного лица.
57. Сдача подразделениями на склад материалов оформляется накладными на внутреннее перемещение материалов в случаях, когда:- продукция, изготовленная подразделениями организации, используется для внутреннего потребления в организации или для дальнейшей переработки;- осуществляется возврат подразделениями организации на склад или цеховую кладовую;- производится сдача отходов, образующихся в процессе производства продукции (выполнения работ), а также сдача брака;- осуществляется сдача материалов, полученных от ликвидации (разборки) основных средств;- других аналогичных случаях.
Операции по передаче материалов из одного подразделения организации в другое оформляются также накладными на внутреннее перемещение материалов.
Короткое обозначение М-4 скрывает за собой бланк приходного ордера. Этот документ относится к документам первичного учета и выписывается тогда, когда на склад предприятия поступает какая-либо продукция от поставщиков, которую необходимо приходовать.
Кто оформляет приходный ордер
Поскольку непосредственный прием поступающих товаров происходит на складе, то и заполнением документа занимается работник склада – кладовщик или его начальник, т.е. лицо материально-ответственное. Приходный ордер является документальным подтверждением факта передачи товарно-материальных ценностей от одной стороны договора к другой.
ФАЙЛЫ
Основные правила по заполнению формы М-4
С 2013 года данная форма не является строго обязательной к применению, тем не менее, она по-прежнему широко используется на предприятиях и в организациях.
Приходный ордер имеет две стороны и содержит все необходимые сведения, касаемо поставщика, потребителя и самой продукции: ее наименование, сорт, размер, количество, стоимость и т. д. (при этом следует отметить, что часть ячеек можно оставлять пустыми). Если в составе товарно-материальных ценностей имеются драгоценные металлы или камни, то в данном документе необходимо указать сведения из сопроводительного техпаспорта.
При оформлении ордера следует избегать ошибок и помарок, а в случае допущения неточностей лучше заполнить новый бланк.
По правилам бланк можно заполнять как от руки, так и на компьютере, но в любом случае, документ должен обязательно содержать «живые» подписи представителя поставщика и потребителя.
После оформления, номер приходного ордера необходимо зарегистрировать в карточке учета материалов и передать на хранение в бухгалтерию предприятия, где он, как и другие первичные документы должен храниться не менее пяти лет.
Выписывается документ точно в день поступления товаров и отражает фактический приход. Оформляется приходный ордер в одном экземпляре, а если от одного и того же поставщика в течение одного дня бывает несколько поставок, их все можно вносить в один документ.
Инструкция по заполнению приходного ордера
Сказать, что данный вид документа может вызвать какие-то сложности при заполнении, нельзя, поскольку он имеет вполне простую и понятную форму. Стандартный бланк приходного ордера условно можно разделить на несколько частей, в которых содержится три таблицы.
Заполнение «шапки» и первой таблицы формы М-4
Первая таблица – это «шапка» документа. Сначала в ней указывается номер ордера по внутреннему документообороту компании. Затем вписывается наименование организации, принимающей товар, с указанием ее организационно-правовой формы (ИП, ООО, ОАО, ЗАО), код ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий им организаций – код содержится в учредительных бумагах фирмы), а также (по необходимости) структурное подразделение, которое выписывает ордер.
Далее в таблицу вносится дата составления документа, код вида операции (при использовании такого кодирования), номер склада поставщика, его полное наименование, код (при наличии) и страховщик (если товарно-материальные ценности застрахованы). Затем здесь же указываются номера бухгалтерского счета, кода аналитического учета (если таковая система применяется), номера сопроводительного и платежного документов.
Заполнение второй таблицы формы М-4
Вторая таблица приходного ордера относится непосредственно к приходуемой продукции . Сначала указывается наименование товара и его номенклатурный номер, затем единица измерения: ее код — в соответствии с Единым классификатором единиц измерения, и наименование (штуки, килограммы, кубы, метры и т.п.). Далее вносятся сведения о количестве принятых товарно-материальных ценностей (по документам и фактически) – они должны совпадать.
После этого идет информация о стоимости: в седьмой столбик вносится цена за штуку, потом — общая стоимость без учета НДС, затем — выделенный НДС, а потом общая цена уже с учетом НДС. Номер паспорта указывается, если товарно-материальные ценности имеют данный сопроводительный документ (например, ювелирные изделия). В последнюю очередь в таблицу вписывается номер карточки по складской картотеке.
Оставшиеся незаполненными строки необходимо перечеркнуть (в виде буквы Z или крест накрест).
Заполнение оборотной стороны формы М-4
На обратной стороне документа подводится итог по приходу : общее количество принятого товара, его общая стоимость без НДС, размер НДС и стоимость с НДС. Письменно расшифровывать суммы не нужно.
В завершение на приходном ордере должны быть поставлены подписи непосредственного приемщика товара (в данном случае, кладовщика) и представителя поставщика (в данном случае, экспедитора) с обязательной расшифровкой. Заверять ордер печатью нет необходимости, т.к. с 2016 года юридические лица могут не проштамповывать свои документы.
Типовая межотраслевая Форма М-4 – Приходный ордер и Указания по ее применению и заполнению утверждены Постановление Госкомстата РФ от 30.10.1997 N 71а “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве”. В статье расскажем про приходный ордер (форма М-4 ), рассмотрим порядок заполнения.
Применяется для учета материалов. Это могут быть и материалы, принятые от поставщиков, и материалы, поступившие из переработки. Также приходным ордером можно оформить материалы, принятые на ответственное хранение. Применяется всеми организациями, независимо от их сферы деятельности.
Допускается приходный ордер не оформлять, а проставить на товарной накладной поставщика штамп «Оприходовано» с реквизитами приходного ордера.
Общие правила заполнения Приходного ордера
При заполнении Приходного ордера необходимо учесть следующее.
- В документе должны быть заполнены все графы.
- При отсутствии данных в графе ставится прочерк
- Код единицы измерения заполняется в соответствии с Общероссийским классификатором единиц измерения.
- Если в организации данные вид МПЗ учитывает в единицах измерения, отличных от указанных в документах поставщика, количество указывается в двух единицах измерения. Сначала – в тех единицах, что указал поставщик, затем в тех, что установлены в организации. Если в организации разработана и утверждена система перевода из одних единиц в другие, то может быть указано количество в единицах измерения, принятых в организации и дана ссылка на соответствующий локальный нормативный акт.
- При указании в документах поставщика более мелкой/крупной единицы измерения, материалы принимаются в единицы измерения, принятой в организации.
- При приеме МПЗ, содержащих драгоценные металлы, заполняется графа «Номер паспорта”, в остальных случаях в данной графе ставится прочерк.
Пошаговая инструкция по заполнению Приходного ордера
- Заполняется наименование организации и структурного подразделения.
- Отражается дата составления документа, склад, на который принимаются ценности, наименование поставщика, данные товарной накладной поставщика, номер платежного документа (при наличии).
- Указывается счет учета материальных ценностей.
- Указываются все поступившие материальные ценности. По каждой позиции заполняется наименование МПЗ, в том числе сорт, размер, марка (при наличии данных). Проставляется номенклатурный номер, единица измерения.
- По каждой позиции указывается количество МПЗ (по документу поставщика и фактически принятое) и стоимостные показатели. К стоимостным показателям относится цена на единицу, сумма без учета НДС, сумма НДС, итоговая сумма с НДС.
- Отражается номер паспорта (при наличии) и порядковый номер по складской картотеке.
- В итоговой строке заполняются данные по количеству фактически принятых МПЗ, сумме без учета НДС, сумме НДС и итоговой сумме с НДС.
- Указываются должности и фамилии работников, сдавших и принявших материальные ценности. Лицом, сдавшим МПЗ, может быть как сотрудник организации, например, купивший материалы за наличный расчет из подотчетных сумм, так и сотрудник организации-поставщика или транспортной компании, например, экспедитор.
- Оба экземпляра подписываются ответственными лицами. Читайте также статью: → « ».
Пример заполнения Приходного ордера
Типовая межотраслевая форма № М-4
Утверждена Постановлением Госкомстата России
от 30.10.97 № 71а
| ПРИХОДНЫЙ ОРДЕР № | 112 | |||||
| Коды | ||||||
| Форма по ОКУД | 0315003 | |||||
| Организация | ООО “Пример “ | по ОКПО | 12345678 | |||
Структурное подразделение Основной склад
| Дата
составления | Код ви-
да опе- рации | Склад | Поставщик | Страховая компания | Корреспонди-
рующий счет | Номер документа | ||||
| наименование | код | счет, субсчет | код аналитического учета | сопроводительного | платежного | |||||
| 27.10. 20 17 | Осн | ООО “Друг” | – | – | 10.01 | – | Товарная накладная № 4452
от 27.10.2017 | п/п 245 от 26.10.2017 | ||
| Материальные ценности | Единица измерения | Количество | Цена, руб. коп. | Сумма без учета НДС, руб. коп. | Сумма НДС, руб. коп. | Всего с учетом НДС, руб. коп. | Номер паспор-
та | ||||
| наименование,
сорт, размер, марка | номенк-
латурный номер | код | наименование | по документу | принято | ||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
| Бумага офисная | 111 | 778 | Упаковка | 20 | 20 | 160,00 | 3200,00 | 576,00 | 3776,00 | – | 1111 |
| – | – | – | – | – | – | – | – | – | – | – | – |
| Материальные ценности | Единица измерения | Количество | Цена, руб.коп. | Сумма без учета НДС, руб.коп. | Сумма НДС, руб.коп. | Всего с учетом НДС, руб.коп. | Номер паспор-
та | Порядковый номер по складской картотеке | |||
| наименование,
сорт, размер, марка | номенк-
латурный номер | код | наименование | по документу | принято | ||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
| – | – | – | – | – | – | – | – | – | – | – | – |
| – | – | – | – | – | – | – | – | – | – | – | – |
| Итого | 20 | Х | 3 200,00 | 576,00 | 3 776,00 | ||||||
| Принял | Кладовщик | Веселый | Веселый Н.А. | Сдал | Менеджер | Смелый | Смелый Н.Ш. | ||||
| (должность) | (подпись) | (расшифровка подписи) | (должность) | (подпись) | (расшифровка подписи) |
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос №1. Нужно ли на Приходном ордере ставить печать/штамп?
Вопрос №2. Где должен храниться приходный ордер?
Места и сроки хранения определяются в соответствии с правилами, установленными документооборота, установленными в организации.
Приходные ордера по форме М-4 должны в установленные организацией сроки сдаваться в бухгалтерию организации для проверки и хранения.
Вопрос №3. Любой сотрудник может расписаться за получение материалов в Приходном ордере по форме М-4?
Приходный ордер подписывает только материально ответственное лицо, т.е. лицо, с которым заключен договор о материальной ответственности.
Полученные материалы принимаются к учету с помощью оформления приходного ордера форма М-4. В данной статье рассмотрено, как заполнить форму М-4. Кроме того, можно скачать бланк приходного ордера и его образец заполнения.
Форма М-4 – это типовая форма, которой удобно принимать ТМЦ к учету. Если в течение дня от одного и того же поставщика поступает несколько партий ТМЦ, то все их можно указать в одной бланке приходного ордера.
Заполняется форма М-4 в день поступления материалов в одном экземпляре. Данные в бланк вносит материально-ответственное лицо – работник склада. Заполненный бланк М-4 передается в конце дня с подписью ответственного лица в бухгалтерию для выполнения необходимых проводок по оприходованию ТМЦ.
Движение товарно-материальных ценностей включает в себя не только их поступления на склад, но и отпуск другим подразделения, а также на сторону. Внутреннее перемещение материалов оформляется требованием форма М-11, скачать бланк и образец формы М-11 можно . Отпуск материалов на сторону – накладной форма М-15 – . Материальные ценности, для которых устанавливаются лимиты, отпускаются по .
Образец заполнения
Приходный ордер форма М-4 – первичный документ, на основании которого приходуются материалы на склад.
В качестве примера мы заполнили формы М-4, скачать заполненный образец ордера можно по ссылке внизу статьи.
Приходный ордер используется в качестве первичного документа для внесения записи в .
Заполнять приходный ордер должен работник склада, принимающий материалы от поставщика. Оформление бланка М-4 выполняется в день поступления материальных ценностей. Если поставок от одной и той же организации в течение дня несколько, то допускается все поступления за день от одного поставщика занести в один бланк приходного ордера.
Заполненный и подписанный приходный ордер передается в бухгалтерию в конце рабочего дня для произведения необходимых проводок по оприходованию материальных ценностей. Для бухгалтера форма М-4 – это первичный документ для совершения проводки.
В дальнейшем при отпуске материалов со склада следует определиться, установлены ли для данного наименования лимиты потребления. Если лимиты имеются, то при отпуске необходимо заполнять . Если же лимиты не устанавливаются, то отпускать ценности можно в неограниченном количестве на основании требования М-11 () для внутренних перемещений или накладной М-15 () для отпуска на сторону.
Образец заполнения
Инструкция по заполнению формы М-4:
Организация: название получателя материалов, код ОКПО, название подразделения.
Дата: дата заполнения приходного ордера.
Код вида операции: заполняется, если в организации принято присваивать коды различным операциям.
Склад: номер или наименование склада, куда поступили материалы.
Поставщик: название.
Счет: номер счета для учета материалов, а также номер субсчета.
Номер сопроводительного и платежного документа.
Таблица формы М-4 заполняется следующими данными:
1 – наименование материальных ценностей.
2 – номер по номенклатуре.
3,4 – сведения об единице измерения.