Независимо от того, какие товары производит предприятие, для успешной его работы нужно грамотно организовать его складское хозяйство. Товары до отправки на реализацию нужно где-то хранить, при этом необходим постоянный учет их динамики. Если учет организован правильно, это поможет сохранить весь товарный объем и быть в курсе о том, какой именно товар и в каком количестве имеется в наличии на данный момент.
Проанализируем нюансы организации складского хозяйства на предприятии и учета проданных и остающихся товаров.
На каких законодательных актах основан складской учет
Учет материальных запасов на складе регламентируется распоряжениями Министерства финансов РФ от 9 июня 2001 года №44н, а конкретней – Положением по бухучету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01, утвержденным Приказом Минфина Российской Федерации. Исключение составляют кредитные и бюджетные организации, подчиняющиеся иному регламенту.
Согласно этому акту, заниматься складским учетом должен специально назначенный материально ответственный работник. Этот же документ уточняет список материальных ценностей, которые можно отнести к материально-производственным запасам (МПЗ), которые полагается хранить на складах.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Еще несколько десятилетий назад учет складского хозяйства производился исключительно вручную. Сейчас этот процесс в основном автоматизирован: для этой цели существует обширное программное обеспечение.
Важные определения
Склад – специальное помещение, оборудованное для хранения материально-производственных запасов и подготовки их к производственному использованию или доставке покупателю.
Материально-производственные запасы (МПЗ) – ценности, которые проходят таковыми по бухгалтерскому учету на основании п.2 ПБУ 5/01. К ним относятся:
- материалы, сырье, полуфабрикаты, в будущем призванные послужить основой для производства реализационной продукции или иной деятельности предприятия (работ, услуг);
- ценности, готовые к реализации (товары);
- материальные активы, необходимые для обеспечения бытовых и управленческих потребностей организации.
К МПЗ не принято относить:
- активы, которые должны использоваться длительное время (более года) – в таком случае это уже не производственный запас, а основное средство;
- продукция, производство которой не завершилось (не прошедшая полностью технологический цикл, недоукомплектованная, не прошедшая предписанную проверку и контроль качества).
Область применения складов
На складе хранят и готовят к отправке в производственный цикл или дальнейшему потребителю МПЗ. Чаще всего склады применяются для сбережения в течение определенного срока:
- товаров, подлежащих продаже;
- готовой продукции предприятия, «судьба» которой еще не решена;
- сырья для изготовления продукции;
- запасных частей, деталей, комплектующих узлов и др. элементов оборудования, необходимого для производства и/или его ремонта;
- специальной и форменной одежды;
- средств индивидуальной защиты для рабочих;
- нужного инвентаря и т.п.
Разновидности складов
Складское хозяйство, обеспечивая разнообразные функции, связанные с ранением и передачей товарно-материальных ценностей, может быть по-разному классифицировано.
- По особенностям функционирования:
- материальные – для хранения ценностей, обеспечивающих текущее производство;
- внутрипроизводственные – межцеховые и внутрицеховые, на них хранятся активы для постоянного обеспечения рабочих мест и организации бесперебойной работы, в том числе и по графику.
- По типу хранящихся на складе активов:
- универсальные – могут принять на хранение практически любые МПЗ;
- специализированные – «заточенные» под конкретный вид хранимых ценностей.
- По месту расположения:
- централизованные склады;
- «промежуточные» склады – кладовые внутри подразделений.
ВНИМАНИЕ! Каждому складскому помещению в приказе по организации присваивается собственный номер, его помещают на всей учетной документации, относящейся к этому складу.
Кто обеспечивает работу склада
Складское хозяйство должно быть укомплектовано квалифицированным штатом, в который входят:
- заведующий – умеющий организовать работу подчиненных сотрудников, в чьем ведении находится динамика МПЗ по складу, материально ответственный за их сохранность;
- кладовщик – работник, учитывающий ценности на складе: принимает и выдает их согласно сопроводительной документации, ведет расходные документы, осуществляет переучет и др.;
- грузчики – осуществляют перемещение МПЗ по складу, на предприятие и до транспорта;
- младший обслуживающий персонал – призван содержать склад в чистоте.
Нюансы хранения
Чтобы в системе функционирования складского хозяйства всегда был порядок, то есть ценности могли быть найдены и выданы по первому требованию, а также не утрачивались вследствие нарушений условий хранения, следует соблюдать ряд важных условий:
- Оборудование складских помещений необходимыми системами ранения МПЗ (контейнерами, стеллажами, резервуарами и пр.).
- Каждый вид, марку, размер, сорт, партию МПЗ следует хранить в отдельной ячейке (полке, ящике).
- Наряду с системами хранения склады должны быть обеспечены измерительными приборами, адекватными учету конкретных видов выдаваемых активов.
- Закладывать активы на хранение следует с одной стороны, а отпускать – с другой.
- Эффективное использование полезной площади самого склада и устройств для хранения.
- Размещение устройств для хранения и активов на них должно способствовать максимальной автоматизации складских работ.
- Выдача однородных активов должна осуществляться в порядке очередности их попадания на склад (более «старые» следует выдать раньше).
- Учет при хранении физических и химических свойств хранимых ценностей.
Документация для складского учета
Любая операция, производимая на складе с МПЗ, должна правильно отражаться в соответствующих документах.
Первичная документация оформляет все процедуры, производимые с активами на складе. Ее регламентирует федеральное законодательство РФ. Основные документы для обеспечения сделок с МПЗ на складе приведены в таблице.
| № п/п | Название документа | Какую операцию с МПЗ он отражает | |
|---|---|---|---|
| 1 | Акт по форме МХ-1 | При приеме товарно-материальных ценностей на хранение | |
| 2 | Акт по форме МХ-3 | При возврате ранее сданных на хранение активов | |
| 3 | Складское свидетельство | Оформляются при передаче ценного актива на ответственное хранение | Это ценная бумага на предъявителя, то есть выдать товар нужно будет только по предъявлении свидетельства |
| 4 | Складская квитанция | Выдается непосредственно тому, кто сдал товар на хранение, удостоверяет его принятие | |
| 5 | Доверенность по или М-2а | Документ, позволяющий выдать со склада определенные ценности представителям другого предприятия | |
| 6 | Приходный ордер по | Учет МПЗ, поступивших от поставщиков | |
| 7 | Акт приемки активов по форме М-7 | Все сведения об активе, только что поступившем на склад | |
| 8 | Лимитно-заборная карта по | Текущий контроль над соблюдением норм выдачи со склада определенных лимитированных МПЗ – активов на нужды производства. | |
| 9 | Накладная-требование по | Учет динамики МПЗ внутри предприятия между его подразделениями | |
| 10 | Накладная по | Сопровождает отпуск ценностей другим организациям | |
| 11 | Учетная карточка по | Учет материальных ценностей внутри склада | |
| 12 | Акт приходования по форме М-35 | Сопровождает демонтаж основных средств | |
Кроме первичной документации, работники склада должны регулярно оформлять:
- отчеты для руководства (по внутреннему регламенту);
- учетные реестры документов;
- вести книгу складского учета – завскладом вносит в нее ежемесячные сводные данные отчетов кладовщиков.
Ответственность за складской учет
Поскольку МПЗ, часто называемые товарно-материальными ценностями, являются серьезной долей активов предприятия, уполномоченные лица несут материальную ответственность за возможные проблемы и допущенные нарушения в работе с ними. Эти моменты четко зафиксированы в трудовом договоре, заключаемом с ответственными работниками склада.
Соответствующие денежные санкции регламентируются:
- ст. 120 НК РФ;
- ст. 232 ТК РФ – о возмещении прямого ущерба в полном объеме, если сумма меньше среднемесячного заработка виновного;
- ст. 241 ТК РФ – о частичном возмещении ущерба в размере среднего заработка виновного за месяц;
- ст. 243 ТК РФ – о полной материальной ответственности в случаях, если это предусмотрено в трудовом договоре.
ВАЖНО! Если был допущен рецидив нарушения в том же отчетном году, сумма штрафов возрастает.
Необходимость наличия программы учета товара на складе возникает у каждого предпринимателя. Большое разнообразие продукции является основной причиной подобного приобретения. Тем более, автоматизация предпринимательской деятельности способствует оптимизации рабочего процесса, и ведение отчетности становится намного проще и быстрее.
Программа учета на складе предоставляет собой инструмент, функции которого позволяют контролировать и выстраивать все необходимые процессы в правильном направлении. Это закупки, хранение и реализация товара. И с помощью отличного программного обеспечения лучше заняться осуществлением подобных действий, нежели длительным и неинтересным учетом продукции вручную.
Различают такие лучшие про граммы складского учета , которые составляют ТОП-20:
Каждая из них имеет свои определенные функциональные возможности, преимущества и недостатки использования.
Программа ведения учета на складе : особенности выбора
При отборе наиболее подходящего программного обеспечения, необходимо учитывать определенные факторы, влияющие на дальнейшее его использование.
- Простой и удобный интерфейс, без яркого оформления и ненужных функций.
- Совместимость с другими подобными программами, в случае возможного перемещения или сопоставления данных.
- Вероятность приспособления программного обеспечения к определенному виду бизнеса.
- Легкость в использовании, возможность беспрепятственно решить проблему учета товара на складе.
Программы складского учета и торговли - основные виды
Существует много различного программного обеспечения для ведения отчетности на складах предпринимателя. Они отличаются, прежде всего, возможностью установки на компьютере или с использованием сети (применение облака).
- учет собственных и комиссионных товаров;
- печать документов;
- статистика продаж и расчет прибыльности по каждому товару;
- интеграция с фискальным регистратором или другим оборудованием.
К другим относят возможность всесторонней работы с клиентской базой и обмен данными.
Плюсы и минусы
Программа складского учета на производстве «МойСклад» имеет ряд существенных преимуществ. По , начавших свой бизнес, среди них различают возможность использования любой операционной системой и наличие специального приложения для iOS и Android. К тому же, быстрое подключение новых складов или других помещений к системе и надежность сервиса с возможностью сохранять данные без риска их потерять являются основными задачами, которые выполняет программное обеспечение.
Существуют также и недостатки этой системы. К ним относят сложный к восприятию интерфейс, невозможность удаления своего аккаунта самостоятельно, трудности с установкой сервиса под определенный бизнес. Но, несмотря на это, программа «МойСклад» постоянно обновляется и улучшается, превращая недостатки в ее преимущества.
«Большая птица«
Онлайн программа складского учета материалов является одним из наиболее распространенных сервисов для малого бизнеса. Данная система, которая работает только в интернете, осуществляет контроль отчетности и ведение продаж.
Функции сервиса
Главные задачи, которые выполняет программное обеспечение, это:
- учет всевозможных видов товара;
- интеграция с другими программами, такими, как , сервис ;
- регистрация любых операций с продукцией: списание, перемещение или инвентаризация;
- ведение учета по нескольким предприятиям.
Как можно не потратить на уборке много сил, времени и денег
Преимущества и недостатки
Среди основных плюсов http://bigbird.ru считается возможность автоматического сохранения последних изменений и отличный интерфейс, позволяющий пользователю быстро сориентироваться. К недостаткам стоит отнести частичные сбои в работе и проблемы, связанные с модулем интернет-магазина.
«СуперСклад»
Это простая программа складского у чета , которая устанавливается бесплатно в виде демонстрационного варианта. С таким сервисом автоматизация учета на складе или в компании будет проходить легко из-за отсутствия в интерфейсе сложных бухгалтерских терминов.
Возможности программного обеспечения
«СуперСклад» выполняет ряд разнообразных и очень важных функций. К ним можно отнести:
- ведение учета о наличии и движении финансов, товара;
- оформление, печать различных документов;
- аналитические отчеты по структуре и динамике продаж;
- возможность ведения большого количества складов в одной базе, перемещение товаров между ними;
- установка ограничений доступа к некоторой документации других пользователей системы.
Плюсы и минусы
«СуперСклад» можно пользоваться в двух видах. Это может быть бесплатная программа учета склада и торговли в виде демонстрационного варианта либо покупка уже полной версии. К преимуществам использования http://sklad-prog.ru стоит отнести очень простой интерфейс. В случае возникновения сложностей, можно просмотреть обучающий видеоурок. Он поможет разобраться с тем, как пользоваться программным обеспечением. Системой предусмотрена возможность использования облачного сервиса с сохранением данных в сети.
К недостаткам программы относят невозможность ведения складского учета на больших торговых предприятиях, где количество складов превышает 100 штук.
«Товар-Деньги-Товар«
Данная программа для ведения складского учета дает возможность осуществить комплексный контроль деятельности любого оптового или розничного предприятия. Это может быть малый или средний бизнес.
Свойства системы
Франшизы по игровым клубам
К основным функциональным возможностям программного обеспечения http://tdt.info/tdt относят проведение всевозможных складских и торговых операций, финансовая отчетность и контроль взаиморасчетов с партнерами и клиентами, а также ведение документации и анализ деятельности компании.
Преимущества и недостатки
Главные плюсы программы выглядят таким образом:
- возможность использования на производстве сборочного типа;
- работа с программным обеспечением удаленно;
- объединение информации о деятельности нескольких складов или торговых точек в единой базе.
Кроме того, существует бесплатная прогр амма для учета склада в виде демонстрационной версии, работа с которой доступна на протяжении 3 месяцев.
Среди недостатков программного обеспечения - значительное количество недоработок со стороны компании-производителя. Результатом этого бывают различные несоответствия и возможность совершения неправомерных действий с составлением отчетности. К тому же, обновления «Товар-Деньги-Товар» предоставляются только первые 6 месяцев. Позже пользователи должны отчислять абонентскую плату за последующие улучшения.
«Инфо-Предприятие: Торговый Склад»
Данный сервис является одним из наиболее используемых в области складского учета. Он вместе с «ИП: Бухгалтерия» дают возможность получить вдвое лучше результат по автоматизации бизнеса.
Функциональные возможности
Программа для уче та материалов на складе выполняет ряд таких основных задач:
- проведение списаний и возврата товара со складов;
- перемещение продукции с одного в другое складское помещение;
- учет любого вида товара или услуги;
- расчет стоимости товара разными методами.
Минусы и плюсы
Вся продукция, материалы и товары, находящиеся на складе нуждаются в регулярном процессе учета и проверки. Контроль должны осуществлять ответственные сотрудники склада и бухгалтерии. С таким персоналом в обязательном порядке заключают договор финансовой ответственности. Ответственность за сохранность товара и за его движение лежит на их «плечах».
Процесс учета товаров на складе
Процедура учета осуществляется по трем основным критериям:
- наименование продукции;
- единица измерения и количества (вес, объем, штучно и т.д.);
- ценовое выражение.
Система учета товара должна быть разработана заранее, в процессе оптимизации работы склада.
В эту систему входят такие пункты, как:
- получение информации о состоянии товара;
- информация о перемещении груза по территории склада;
- об отгрузке и получении продукции;
- о точном месте нахождения.
Учет и контроль необходимы для сохранности всех материалов, а также для поддержания дисциплины и выработки ответственности у всех сотрудников.
Чтобы процесс был наиболее эффективным, существует несколько основных принципов работы.
Первое и самое важное – это документирование всей информации, касающейся груза. Также важна бухгалтерская отчетность и контролирование доступа к товару, фиксирование всех посещений. Должно соблюдаться полное соответствие по всей документации. Одним из инструментов, который помогает воссоздать общую картину истории груза – инвентаризация.
Что такое инвентаризация и для чего она нужна
Инвентаризацию можно сравнить с фотографированием. Другими словами, вы должны запечатлеть весь товарный запас и его фактическое состояние. Это очень важный этап системы учета товаров, именно поэтому он считается самым трудоемким и масштабным.
Шаг за шагом, монотонно и скрупулезно ответственные работники фиксируют все данные. Этот процесс настолько важен, что иногда приходится даже приостанавливать полноценное функционирование склада.
Чем чаще проводится инвентаризация, тем точнее работает система учета.
Для того чтобы этот процесс прошел по всем правилам и нормам, необходимо заранее спланировать и организовать рабочие моменты. Если осуществить все правильно, то можно преждевременно выявить и избежать ошибок в учете с их дальнейшим исправлением в бухгалтерской отчетности.
Помните, что во время инвентаризации товары и материалы запрещено перемещать по территории склада, и тем более не переставлять их в другие ячейки. За всем процессом следит специально созданная комиссия и руководитель предприятия.
Учет движения на складе
Процедура внутреннего перемещения также является неотъемлемой частью всей системы учета товаров на складе. Все операции по передаче груза из одного складского помещения в другое, или между структурными отделами, а также между материально ответственными лицами должны быть строго задокументированы при помощи соответствующих накладных.
Как правило, за все передвижения отвечает кладовщик или заведующий складом. Это должностное лицо с финансовой ответственностью, которое ведет учет движения груза в карточке.
Запомните: чем тщательнее контроль – тем эффективнее работа склада!
Складской учет движения товаров в предприятиях оптовой и розничной торговли должен вестись лицом, несущим материальную ответственность, в натуральных количественных показателях или по номерам номенклатуры. В статье расскажем про бухгалтерский учет на складе, дадим примеры проводок.
Бухгалтерский учет на складе для оптовой торговли
Товары, привезенные на склад, регистрируются одним из перечисленных ниже методов:
- сортовым,
- партионным,
- партионно-сортовым.
Если ассортимент невелик, а товары поставляются в небольшом объеме, учитывать их можно в регистре учета по форме ТОРГ-18. Заниматься внесением записей может кладовщик. Если в организации имеется большой товарооборот, а на складе присутствует значительный ассортимент товаров, должны заполняться карточки складского учета (форма М-17) и партионные карты (в случае утверждения именно партионного метода учета). Читайте также статью: → « ».
Также в обязанности материально-ответственного работника входит заполнение в положенное время карточки количественно-стоимостного отчета ТОРГ-28. Ее положено заводить на все по отдельности номенклатурные единицы. В нее заносятся сведения о дне поступления на склад или выбытия из него (и реквизитов соответствующей бумаги), поставщике и покупателе. То есть документ показывает схему движения товаров по количеству и сумме.
ТОРГ-28 предоставляет информацию для оформления товарного отчета ТОРГ-29, содержащий сведения о покупных ценах оптового склада. ТОРГ-29 должен предоставляться сразу в двух экземплярах, один из них хранится на складе, а второй направляется сотруднику бухгалтерии, который осуществляет его проверку не позднее, чем того требует график документооборота.
По информации бухгалтерского учета или проведенной инвентаризации в форме ТОРГ-29 записывается количество оставшегося на начало нового отчетного периода товара.
Бухгалтерский учет на складе для розничной торговли
Розничный склад предназначен для хранения и накопления товарных активов для того, чтобы увеличивать ассортимент продукции. Главная цель содержания такого склада – иметь возможности вовремя пополнять запасы точки розничной торговли. Этим объясняется необходимость особенного оборудования склада, такого, чтобы обеспечить легкодоступность всей номенклатуры и предотвратить воздействие продукции друг на друга.
На розничном складе также предусмотрено заполнение отчета ТОРГ-29, отражающего движение товаров и заполняемого материально-ответственным лицом по тем же правилам, что действуют на оптовых складах.
Перевозка продукции из помещения склада в розничный магазин оформляется , содержащей сведения об отправителе товара, его получателе, количестве единиц товара, его стоимости и номенклатуры. Необходимо составить два экземпляра, один оставить отправителю (он приложит ее к расходным бумагам), второй передать получателю (он прикладывает документ к приходным бумагам). Накладная ТОРГ-13 представляет собой неотъемлемое приложение отчета по форме ТОРГ-29.
Чаще бывает так, что у розничного магазина нет обособленного склада, и в таких случаях продукция поступает напрямую на точку продаж, где материально-ответственный сотрудник (в лице зав. магазином или продавца) сдает бухгалтеру отчет ТОРГ-29 как отчетность о схеме движения товаров. Также он прикладывает всю требующуюся в данной ситуации первичную документацию. В отчете отображаются розничные цены. Расходная часть документа будет включать не только информацию об усушке, утряске, списании и других случаях выбытия, но и сведения о выручке за каждый отчетный день в отдельности.
Доказательством получения дохода будут служить кассовые или товарные чеки, каждый день прикладываемые к расходнику ТОРГ-29. Они являются основанием исполнения устного договора купли-продажи с покупателем, завершающегося внесением денег в кассовый аппарат и передачей прав на приобретенный продукт. Розничный магазин обязан вести кассовые отчеты, в которых будут отражены сведения о приходных и расходных операциях, имевших место на протяжении отчетного периода. К ним непременно должны прикладываться подтверждающие товарную операцию документы.
Учет движения товаров
Приемка товаров на складе
От грамотного соблюдения порядка и сроков приемки товаров зависит возможность предъявления претензий в случае низкого качества продукции или неполной комплектации заказа поставщиком. Руководители компании, которой принадлежить складское помещение, обязаны разъяснить материально-ответственному сотруднику, осуществляющему приемку товаров, по условиям каких договором фирме поставляют продукцию.
Это может быть договор:
- долгосрочный договор поставки,
- комиссии,
- доставки по отдельным заявкам.
Приемка может проходить:
- на складе или базе торговой компании,
- непосредственно на точке,
- в помещении поставщика,
- на территории перевозчика.
В случае заключения прямого договора, рассчитанного на долгий срок, работнику на приемке отдается график поставок, согласованный с поставщиком. Если же продукцию доставят по заявке, он информируется о том, что товар был заказан на какой-то конкретный день. Приемная комиссия и материально-ответственное лицо должны быть ознакомлены с положениями договора о названии товара, качестве, количестве, комплектности, дате приемки, списке технических и прочих документов.
Схема приемки и составление бумаг зависят от того, где осуществляется приемка (и какая она – приемка по количеству, комплектности, качеству), насколько сопроводительные документы отражают исполнение условий поставки (и обнаружились ли бумаги вообще).
Сотрудник предприятия, принимающий поставку на территории поставщика, осуществляет приемку на основании доверенности (форма № М-2 и М-2а) , доказывающей наличие у него прав на получение продукции от имени компании, на которую он работает. Поставщик должен проверить наличие доверенности и паспорт материально-ответственного лица.
Доверенность подписывается руководителем компании-получателя, главным бухгалтером и материально-ответственным работником и должна отражать следующую информацию:
- номер и день выдачи сотруднику,
- ФИО, паспортные данные и должность работника, на имя которого она выдана,
- срок, на протяжении которого ее можно предъявлять,
- номер и день документа, по которому отпускается продукция,
- название всех товаров, которые должны быть получены сотрудником, количество и единицы измерения.
В случае предпочтения организацией доверенности по форме М-2а, они должны быть зарегистрированы в книге доверенностей, в которой указываются:
- день выдачи документа и ее порядковый N,
- ФИО работника, на которого она оформлялась,
- срок действия,
- данные поставщика, отпускающего продукцию,
- подписи сотрудника по приемке в подтверждение получения доверенности.
Когда доверенность решается составлять по форме М-2, учет ведут по корешкам, которые необходимо сохранять сотруднику бухгалтерии фирмы-получателя. На нем проставляется отметка о том, что доверенность выдавалась работнику, осуществляющему приемку, и что по ней были получены товары. Указываются N и день товаросопроводительной бумаги.
Когда поставка продукции торговой компании осуществлена, материально-ответственный работника отдает бухгалтеру товаросопроводительные документы, который должен “закрыть доверенность”, отметив получение товаров по конкретной доверенности в регистре доверенностей (его нужно прошнуровать, листы – пронумеровать, поставить подпись бухгалтера и печать компании).
Отпуск складских товаров
Отпуск товаров происходит следующим образом:
| Розничная торговля | Мелкий опт | Оптовая торговля |
| Покупателю продукта отдается кассовый чек, выручка ежедневно отражается в книге кассира-операциониста. В случае с мелкой розницей, при реализации товара с лотка или другого мобильного приспособления данные о выручке заносятся в расходно-приходной накладной. | Товар реализуется после оформления письма-требования или заказа – отборочного листа ТОРГ-12). Оплату товара подтверждает выписанный счет. В накладной отмечаются факты отпуска и приемки продукции, ставится круглая печать компании. | Отпуск продукции происходит по накладной ТОРГ-12. Работник отпускает товары на основании “Заказа – отборочного листа” или иной бумаги, утвержденной порядком документооборота получателя товаров. |
Документы, используемые при отпуске продукции:
| Форма | Описание |
| Используется с целью оформления реализации (отпуска) ТМЦ сторонней компании. Один экземпляр документа хранится на складе отправителя для того, чтобы было основание для списания отпущенных ценностей с подотчета работника. Второй экземпляр пригодится закупщику для оприходования товаров. | |
| Оформляется в качестве заявки на оптовом складе (базе) при отборе продукции и тары, сведения законсятся работником склада на машинном либо бумажном носителе инф-ии, отдается на склад для исполнения. Организация формы помогает проводить расчеты по нескольким отдельным группам товаров (к примеру, вычислять скидку по группе продуктов). Документ служит для составления товарно-сопроводительной накладной. | |
| Используется при упаковке ценностей. Должен быть выписан сотрудником компании в 3 экземплярах (на каждое место в отдельности – на ящик, тюк и т.д.). На документе должна стоять подпись упаковщика и материально-ответственных работников. 1-ый экземпляр: прилагается к ценностям в ящике (тюке), 2-ой экз.: идет к счету-фактуре (обозначается масса каждой единицы), если не предусмотрена поящичная спецификация, 3-ий экз.: хранится на базе. |
|
| Необходима при упаковке отфактурованной партии ценностей в бочки, ящики… Оформляется сотрудником склада в 2 экземплярах: для счета-фактуры покупателя, для отправки бухгалтеру. Все места с продукцией прописываются по отдельности, указывается их масса. Масса тары (тара перечисляется на обороте) пишется отдельно. Ценности в упаковке отдаются агенту, экспедитору по массе брутто или числу мест. Бланк подписывается приемщиком. |
|
| ТОРГ-13 “Накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары” | На основании приказа руководства (в письменной или устной форме, в документе ставят соответствующую пометку) товары могут перевозиться из одного структурного подразделения фирмы в другое, где за приемку и отпуск товара отвечают разные материально-ответственные сотрудники. Накладная должна содержать их подписи и быть заверена круглой печатью фирмы. Также обязательно присутствие на бумаге штампа компании, доказывающего, что были отпущены именно те товары, которые прописаны в накладной. Перемещение внутри склада отмечается в отдельной строке товарного отчета. Чтобы учесть движение ценностей внутри компании, между структурными ее единицами или разными материально-ответственными работниками, ТОРГ-13 оформляется в 2 экземплярах работником, сдающим товар. На основании 1-ого экз. он списывается сдающим подразделением, на основании 2-ого – он оприходуется принимающей стороной. Бумага должна быть подписана материально-ответственными сотрудниками, осуществлявшими отпуск и прием ценностей. Она отправляется бухгалтеру для ведения учета движения ТМЦ. |
Хранение складских товаров
Товары на базе снабжаются товарным ярлыком:
| Сортовой метод | Партионный способ | Партионно-сортовой метод | Хранение по наименованиям |
| ценности разной сортности, принятые по различной цене, располагаются по отдельности | все партии продукции (разных сортов и названий), привезенные на базу по одному и тому же документу, хранятся по отдельности | каждая партия хранится по отдельности, а внутри партии ценности группируются по названиям и сортам | продукция с одним названием хранится отдельно от ценностей с другими названиями |
Работники склада обязаны соблюдать правила товарного соседства (неважно, какой выбран метод хранения МТЦ).
Руководство компании должно контролировать соблюдение санитарных норм, правил складирования и пожарной безопасности. Также важен режим хранения продукции (сроки, температура, влажность воздуха, освещение).
Учет материалов и материально-производственных запасов
Материалы (или материально-производственные запасы – МПЗ) – малоценное имущество предприятия, включая оборудование стоимостью не более 40 тыс. рублей, покупаемое для производственных и управленческих нужд, не для перепродажи. Материалы могут быть доставлены на базу на следующих основаниях:
- покупка компанией МПЗ,
- прием материалов как вклада учредителей фирмы,
- производство МПЗ,
- получение на безвозмездной основе.
Разновидности материально-производственных запасов:
| Субсчет | Описание |
| 10-1 - субсчет «Сырье и материалы» | здесь учитываются запасы, входящие в состав производимой продукции, которые участвуют в процессах изготовления, переработки |
| 10-2 - субсчет «Комплектующие изделия, покупные полуфабрикаты» | приобретаются для дальнейшего комплектования выпускаемой продукции |
| 10-3 - субсчет «ГСМ» | отражается движение топлива, в том числе бензина и дизеля, а также смазочных материалов, необходимых в процессе эксплуатации транспортных средств ⊕ |
| 10-5 - субсчет «Запчасти» | применяется для отражения движения материалов, использующихся как запчасти в транспортных средствах и прочем оборудовании |
| 10-6 - субсчет «Прочие материалы» | включают в себя МПЗ, необходимые в хозяйственной деятельности субъекта |
| 10-9 - субсчет «Инвентарь» | сюда входят материалы, используемые как инвентарь и прочие хозяйственные принадлежности |
| 10-10 - субсчет «Специальная оснастка и спецодежда на складе» | показывает наличие специального оборудования, обмундирования, спецформы на складе |
| 10-11 - субсчет «Специальная оснастка и спецодежда в использовании» | фиксирует данный вид материалов в эксплуатации |
МПЗ должны быть оприходованы по фактической себестоимости или по учетным ценам (прописывается в учетной политике). Для фиксирования движения материалов применяется сч. 10 “Материалы”. Если учет решено вести по учетной ст., с целью расчета разницы между учетной и фактической ценой открывается сч. 16 “Отклонение в стоимости МЦ” и сч. 15 “Заготовление и приобретение МЦ”.
В учетной политике фирмы должен присутствовать пункт о методе списания МПЗ на производственный процесс и прочие нужды компании:
- Способом ФИФО (учет себестоимости первых прибывших МПЗ в расходах).
- По себестоимости каждого материала (если получится ее обозначить).
- По средней себестоимости (указывается средняя стоимость единицы МПЗ).
Когда компанией выбрана система налогообложения, не предусматривающая уплату НДС, полная стоимость МПЗ относится к сч. 10. Сумма НДС не причисляется к возмещаемым налогам, а подлежит учету при расчете себестоимости.
Бухгалтерские проводки при поступлении материалов на склад:
| Операция | ДЕБЕТ | КРЕДИТ |
| материал пришел по накладной от поставщика, оптовая поставка производилась по договору продажи | 10 | 60 |
| покупка МПЗ за наличные средства материально-ответственным сотрудником | 10 | 71 |
| материал является вкладом учредителя, оценочная стоимость согласовывается с ним | 10 | 75 |
| материалы отданы на безвозмездной основе, берется рыночная стоимость МПЗ | 10 | 91 |
| отражение входного НДС | 19-3 | 60 |
| НДС принят к возмещению | 68-2 | 19-3 |
Бухгалтерские проводки при отпуске материалов на сторону:
| Операция | ДЕБЕТ | КРЕДИТ |
| материалы вывозятся с базы на цели производства или общехозяйственные нужды, передается МПЗ по лимитно-заборной карте или требованию-накладной | 20 (23, 25, 26) | 10 |
| выдача материалов из складского помещения в цех, должен составляться документ на перемещение внутри предприятия | 10 | 10 (различные с/сч) |
| передача материала на безвозмездной основе (был испорчен или украден), недостатки обнаруживаются во время инвентаризации, оформляется акт о списании | 94 | 10 |
| МПЗ выбыли по причине стихийного бедствия (должен быть акт о списании) | 99 | 10 |
| реализация МПЗ на сторону по фактической себестоимости | 91 | 10 |
Учет готовой продукции: бухгалтерские проводки
Готовая продукция предназначается для дальнейшей реализации. К бухучету готовая продукция должна приниматься по фактической (или нормативной) себестоимости, или исходя из стоимости затраченных для ее изготовления ресурсов.
Если учет идет по факт. себестоимости, бухгалтерская проводка будет следующая:
- Д 43 К 20 (принята к учету готовая продукция).
Передается готовая продукция на базу по приемо-сдаточным накладным (в них фиксируется название продукта, число экземпляров, цех, из которого пришла поставка, N базы, учетная цена и стоимость в целом), к ним прикрепляется лабораторный отчет или отчет тех. контроля о качестве продукта. Первый экз. хранится в цехе (подписывается сотрудником на приемке) для оперативного учета, второй (подписан сдатчиком) отдается на базу для оперативного и бух. отчетов.
Если продукция учитывается по плановой себестоимости, компания утверждает учетные цены, сохраняемые в неизменном виде на протяжении длительного времени. По окончании месяца вычисляется разница между фактической и запланированной стоимостью. Здесь разрешается применять сч. 40 или обойтись без него. Если решено его не использовать, тогда делаются бухгалтерские проводки:
- Д 43 К 20 (на склад поступила готовая продукция);
- Д 90 с/сч “Себестоимость продаж” К 43 (списание себестоимости готовой продукции).
По окончании месяца факт. себестоимость и сумма ее отклонений от нормативной показывается на этих же счетах. На величину отклонения корректируется себестоимость учтенной продукции. Если на начало/конец месяца обнаруживаются остатки готовой продукции, нужно отражать и распределять отклонения, пользуясь руководством п. 206 Методических указаний No 119н.
Когда фактическая стоимость оказывается меньше (больше) нормативной, и обнаруживается экономия (перерасход), на величину отклонения делается проводка:
- Д 90 с/сч “Себестоимость продаж” К 40.
Отклонения должны быть списаны на сч. 90 в полной мере, неважно, какой объем продукции был продан.
Пример учета на складе
Компания “ГлавПродакт” утвердило в учетной политике порядок приемки материалов по учетной цене. Склад фирмы принял партию сырья (муки), необходимой в производственном процессе. Общий объем закупки составил 250 кг, общей стоимостью 7500 рублей. Принятые нормативные цены по этому товару – 37 руб/кг.
Бухгалтер “ГлавПродакт” сделает проводки:
| Операция | ДЕБЕТ | КРЕДИТ | Сумма (руб) |
| Оприходована поставка сырья (муки) | 15 | 60 | 7500 |
| Обозначен НДС | 19 | 60 | 1350 |
| Принято сырье по учетной цене | 10-1 | 15 | 9250 |
| Списана разница между учетной и фактической ценой | 15 | 16 | 1750 |
| Если бы фактическая себестоимость оказалась больше учетной: | |||
| Списана разница в превышении учетной стоимости над фактической | 16 | 15 | N |
Законодательные акты по теме
Следует изучить акты и документы:
| Документ | Название |
| Методические рекомендации по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли (утв. Письмом Комитета РФ по торговле от 10 июля 1996 № 1-794/32-5) | О порядке учета приемки, отпуска и хранения товаров |
| Закон РФ от 7 февраля 1992 № 2300-1 “О защите прав потребителей”, | Правила продажи некоторых видов товаров, порядок взаимодействия с покупателями |
| Постановление Госкомстата РФ от 30 октября 1997 № 71а | Утверждение унифицированной формы доверенности, выдаваемой материально-доверенному лицу при осуществлении им приемки товаров от имени компании на территории поставщика |
| ПБУ 5/01 “Учет материально-производственных запасов” (утв. Приказом Минфина РФ от 09.06.2001 № 44н), ПБУ 6/01 “Учет основных средств” (утв. Приказом Минфина РФ от 30.03.2001 № 26н) | Правила использования информации по материалам |
| Постановление Госкомстата РФ от 30.07.1997 № 71а | Утверждение унифицированных форм для контролирования наличия и движения МПЗ |
| Закон “О бухгалтерском учете” от 06.12.2011 № 402-ФЗ | О том, что не обязательно применять унифицированные формы учета материалов (требование-накладная, накладная на отпуск материалов на сторону, приходный ордер, лимитно-заборная карта), начиная с 2013 года |
Типичные ошибки и их описание
Ошибка №1. У компании не заключен договор с работником склада, осуществляющим приемку и отпуск товаров, о материальной ответственности.
Договор с материально-ответственным лицом непременно должен быть заключен и подписан сотрудником, иначе претензии к ошибкам при оплате товара или заполнении документации предъявлять будет некому, и убытки понесет компания.
Ошибка №2. Не проводится инвентаризация.
Инвентаризация обязательно должна быть включена в план работ на предприятии и обязана проводиться регулярно, иначе невозможно понять, за какой период на складе были выявлены излишки или недостача по товарам.
Ошибка №3. Сотрудник склада необоснованно списывает материально-производственные запасы.
Для списания материалов должны быть основания, подтвержденными документально, в том числе актами о списании, составленными в установленном порядке.
Ошибка №4. Составление первичной документации в единственном экземпляре для поставщика товаров.
Любая первичная документация должна составляться в нескольких экземплярах, и в любом случае одних из них должен передаваться в бухгалтерию для изучения и хранения.
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос №1. Какой способ хранения товаров на складе предпочесть?
Метод хранения доставленных на склад ценностей выбирается, исходя из нужд каждого предприятия. К примеру, преимущество сортового метода заключается в том, что складское помещение рационально используется, а также упрощается контроль над расходом продукции. При выборе партионного способа становится проще контролировать оплату, а также выявлять излишки и недостачи по всем партиям, однако площадь базы используется нерационально.
Вопрос №2. Если компания владеет несколькими складами, и товары периодически перевозятся с одного склада на другой, достаточно ли будет устной договоренности с материально-ответственным лицом одного склада о временном хранении товаров с другого склада?
Нет, необходимо составить ТОРГ-13 “Накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары”, чтобы не возникало путаницы и обнаружения недостачи и, наоборот, избытков после проведения инвентаризации.
Правильная организация складского учёта - залог успешной работы торгового предприятия. Уже давно канули в Лету те времена, когда учет товара велся вручную на карточках и в ведомостях. Сегодня существуют автоматизированные системы складского учета , которые позволяют максимально упростить многие процессы и эффективно организовать работу склада.
На предприятиях малого бизнеса складом заведует кладовщик - универсальный специалист, занимающийся как приемом и отпуском товаров, так и документальным оформлением всех складских операций. C принятым на должность кладовщика работником обычно заключается договор о материальной ответственности, имеющий силу в том случае, если это позволяют условия работы (организовано место для хранения товаров, существует запрет редактирования документов в программе складского учета, налажен документооборот по складу). В микро-бизнесе обязанности заведующего складом и кладовщика, как правило, выполняет сам руководитель или индивидуальный предприниматель.
Целесообразно разделять склады на отдельные секции, внутри которых товары размещаются по группам, сортам, укладываются на стеллажи, полки, в ящики или другую тару. Такое расположение товаров обеспечивает возможность их быстрой приемки, отпуска и проверки наличия.
Каждый факт поступления и выбытия товара оформляется первичными документами, отражающими их количество и стоимость.
Схема складского учета
Приход товара на склад
На основе сопроводительных бумаг поставщика выписываются внутренние документы, фиксирующие поступление товаров. Товар принимается по накладной, с которой сверяются наименования, количество, качество, масса и комплектность. При наличии количественных и качественных расхождений, по сравнению с данными сопроводительных документов поставщика, составляется акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей.
Складской учёт удобно вести в одинаковых единицах измерения, например, упаковках или штуках. Можно использовать сразу две единицы измерения и проставить цены, соответственно, на штучный товар и на упаковку, либо, для избежания путаницы, все же оформлять и приход, и расход в одних единицах.
Расход товара со склада
Товар со склада выдается юридическому лицу по расходной накладной при наличии доверенности. При розничной торговле товар отпускается со склада (он может являться одновременно и торговым залом) по товарному чеку.
В итоге на складе должен остаться только тот товар, который числится в учёте. Однако во время хранения товары могут портиться, срок их годности истекает, может быть выявлен брак или недостача, да и человеческий фактор никто не отменял: не туда посмотрели, не то наименование отпустили, вообще не отдали - в итоге расхождение учетного и фактического. Что делать? Инвентаризацию!
Инвентаризация: списание и оприходование товара
Инвентаризация проводится по графику, который установлен руководителем, а также при смене материально ответственных лиц, либо при наличии больших расхождений, пересортицы.
В инвентаризации участвуют члены инвентаризационной комиссии и материально-ответственные лица. В ходе инвентаризации проверяется наличие товара, его состояние и оценка. Инвентаризация может быть полной или выборочной, например, по группе товаров. Основной первичный документ по результатам инвентаризации - инвентаризационная опись. В ней и отражается фактическое наличие товарно-материальных ценностей. На основании этого документа производится оприходование излишков и списание недостач.
Недостача по итогам инвентаризации должна быть оформлена актом списания материальных ценностей за подписью членов комиссии. Убыток в пределах норм естественной убыли относится на затраты, сверх норм естественной убыли при отсутствии конкретных виновников - на прочие внереализационные расходы, а в случае признания убытка виновными лицами он возмещается за счет работников организации.
Излишек по итогам инвентаризации подлежит оприходованию по рыночной цене, учету в прочих внереализационных доходах и оформляется соответствующим актом.
Склад и складская программа
Современная учетная программа, применяемая на складе, позволяет не только четко отладить его работу, грамотно организовать складской учет и правильно вести необходимую документацию - она дает руководителю оперативную информацию по движению товаров и их остаткам, излишкам, недостачам и другим параметрам, на основе которой можно выстраивать отношения с поставщиками и покупателями, персоналом и подразделениями внутри организации, принимать гибкие управленческие решения и вести свой бизнес по пути развития.